INFORMASI DALAM PRAKTIK

INFORMASI DALAM PRAKTIK

I.     PENDAHULUAN

Manajer sering kali memusatkan perhatian hanya pada beberapa aktivitas penting saja yang disebut dengan CSF. Dengan memusatkan perhatian pada CSF, yang mana manajemen ini memastikan bahwa ia akan menghabiskan waktunya pada hal-hal yang benar-benar berarti. Sistem pemrosesan transaksi sebuah perusahaan yang bergerak dalam bisnis distribusi (seperti produsen, distributor, atau pedagang eceran) memproses pesanan pelanggan, memesan pengganti persediaan, dan memelihara buku besar.

Sistem informasi lainnya di dalam perusahaan dimaksudkan untuk mendukung unit-unit organisasi. Sebagai contoh, sistem informasi pemasaran, sistem informasi sumber daya manusia, sistem informasi manufaktur, dan sistem informasi keuangan dibuat sesuai dengan kebutuhan informasi dan masing-masing area bisnis tersebut, dan sistem informasi eksekutif mengakui adanya kebutuhan-kebutuhan informasi yang unik dari para pengguna di tingkat atas organisasi.

Kebutuhan ini telah menghasilkan suatu aplikasi yang saat ini sedang sangat populer yaitu manajemen hubungan pelanggan (CRM). CRM memiliki kebutuhan data yang begitu besar sehingga dibutuhkan suatu jenis penyimpanan yang inovatif yaitu datawarehouse (gudang data). Data warehouse lama-kelamaan terakumulasi, dan data dapat diambil dengan cepat untuk digunakan dalam pengambilan keputusan. Salah satu fitur yang menarik dari penggudangan data adalah bahwa peranti lunak dapat mengenali pola-pola di dalam data yang tidak diketahui oleh para pengguna.

II.  PEMBAHASAN

A.  Informasi Sebagai Salah Satu Faktor Penting Penentu Keberhasilan

Bahwa terdapat beberapa aktivitas penting yang akan menentukan keberhasilan atau kegagalan bagi semua jenis organisasi. Aktivitas-aktivitas penting tersebut adalah CSF, dan faktor-faktor ini dapat berbeda-beda dari satu jenis organisasi ke jenis organisasi yang lain.

Ketika mnanajemen sebuah perusahaan menjalankan konsep CSF, mereka akan memuaskan perhatian pada pengidentifikasian CSF dan kemudian memonitori sampai seberapa jauh mereka telah mencapainya. Perusahaan yang melaksanakan strategi ini mengakui bahwa informasi merupakan suatu sumber daya berharga dan bahwa sistem informasi yang baik merupakan salah satu CSF.

         B.     Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem ini digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktivasi perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat di dalam maupun di luar perusahaan. istilah sistem pemrosesan data elektronik dan sistem informasi akuntansiu juga telah dipergunakan, namun saat ini kurang populer.

a.    Tinjauan Sistem

Sistem ini menggunakan diagram arus data atau DFD untuk mendokumentasikan sistem dengan cara yang hierarkis dan diagram. Diagram ini disebut dengan diagram konteks karena ia menyajikan sistem dalam konteks lingkungannya. Seluruh sistem ditunjukkan oleh kotak yang diberi tabel “Sistem Distribusi” yang berada ditengah. Unsur-unsur lingkungan yang berinteraksi dengan sistem ditunjukka oleh kotak-kotak dan dihubungkan ke sistem oleh panah-panah yang disebut arus dat.

b.    Subsistem-subsistem Utama dari Sistem Distribusi

Diagram konteks cukup memadfai untuk mendefinisikan batasan sistem dan unsur-unsur lingkungan dan antarmukannya. Tetapi perlu mempelajari lebih banyak proses yang dilaksanakan. Subsistem yang pertama berhubungan dengan pemenuhan pesanan pelanggan, yang kedua dengan pemesanan pengganti persediaan dari pemasok, dan yang ketiga dengan pemeliharaan buku besarr perusahaan.

c.       Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan

Ada empat sistem yang terlibat dalam pemenuhan pesanan pelanggan yaitu sistem entri pesanan ialah memasukan pesanan pelanggan ke dalam sistem, sistem persediaan ialaha memelihara catatan persediaan, sistem penagihan ialah membuat faktur pelanggan, dan sistem piutang dagang ialah menagih uang dari para pelanggan.

d.      Sistem yang Memesan Persediaan Pengganti

Dengan cara mengidentifikasikan subsistem-subsistem yang berkaitan dengan pemesanan persediaan pengganti dari pemasok. Sistem pembelian menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok untuk persediaan yang dibutuhkan. Sistem penerimaan menerima persediaan, dan sistem utang dagang melakukan pembayaran 

e.    Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar

Sistem buku besar adalah sistem akuntansi yang menggabungkan data dari sistem-sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan gambaran keuangan operasi perusahaan secara gabungan. Sistem memperbarui buku besar akan membukukan catatan-catatan yang menguraikan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam buku besar. Sistem pembuatan laporan manajemen menggunakan isi buku besar untuk membuat neraca dan laporan laba rugi serta laporan lainnya.

f.       Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Perspektif

Sistem informasi pertama yang terkomputerisasi. Selain sebgai area aplikasi yang paling dapat dipahami sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi yang lain dengan mendokumentasikan semua hal yang penting yang dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan lingkungan.

3. Sistem Informasi Organisasi

Sistem informasi dikembangkan untuk setiap area bisnis ini. Jenis sitem informasi lainnya yang telah diimplementasikan di banyak perusahaan - sistem informasi eksekutif . semua sistem informasi ini merupakan contoh dari sistem informasi organisasi (organizational information systems). Sistem-sistem informasi untuk empat area bisnis utama perusahaan dan satu untuk tingkat eksekutif organisasi.

Sistem Informasi Pemasaran

·         Subsistem Output

Bauran Pemasaran (marketing mix) :

1          .      Subsistem Produk (product subsystem), memberi informasi tentang produk-produk 

2          .      Subsistem Lokasi (place subsystem), memberikan informasi mengenai jaringan 

3          .      Subsistem Promosi (promotion subsystem), memberikan informasi mengenai iklan 

4          .      Subsistem Harga (price subsystem), membantu manajer mengambil keputusan harga.

5          .       Subsistem Bauran Terintegrasi (integrated mix - subsystem),

·         Basis data

Data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari basis data.

·         Subsistem Input

1.      Sistem pemrosesan transaksi : mengumpulkan data dari sumber-sumber internal dan lingkungan lalu memasukkannya ke dalam bisnis data.

2.      Subsistem riset pemasaran : juga mengumpulkan data internal dan lingkungan dengan melakukan studi-studi khusus.

3.      Subsistem inteligensi pemasaran : mengumpulkan data lingkungan yang berfungsi untuk menjaga manajemen tetap terinformasi mengenai aktivitas para pesaing dan pelanggan perusahaan dan unsur-unsur lain yang dapat memengaruhi operasi pemasaran.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia (human resources information subsystem - HRIS), memberikan kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan suber daya manusia perusahaan.

    Subsistem Output HRIS :

       ·   Perencanaan

       ·   Rekruitmen

       ·   Pengelolaan tenaga kerja

       ·   Kompensasi karyawan

       ·   Tunjangan karyawan

       ·   Laporan SDM

Sistem Informasi Manufaktur

Sitem informasi manufaktur (manufacturing information system), memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan operasi manufaktur perusahaan.Subsistem Informasi Manufaktur :

·     Manufaktur Produksi

·     Manufaktur Persediaan

·     Manufaktur Mutu

·     Manufaktur Biaya

Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Keuangan (financial information system), memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang beerkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan.

Subsistem Informasi Keuangan :

·     Peramalan ekonomi masa depan

·     Pengelolaan aliran dana perusahaan

·     Pengendalian keuangan perusahaan

Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System- EIS) adalah suatu sistem yang memberikan informasi kepada manajer di tingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan. Dipergunakan pula istilah sistem pendukung eksekutif (executif support system).

4. Manajemen Hubungan Pelanggan

Manajemen Hubungan Pelanggan (Customer Relationship Management) adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini. Strategi ini menyadari bahwa membina hubungan jangka panjang dengan pelanggan adalah suatu strategi yang bagus, karena mempertahankan pelanggan yang sudah ada biasanya akan lebih murah daripada mendapatkan pelanggan baru.CRM system akan mengakumulasi data untuk jangka panjang 5 tahun, 10 tahun atau lebih & menggunakan data tersebut memberikan data kepada para pengguna.Oleh karena itu, perusahaan melakukan upaya-upaya untuk memahami para pelanggannya sehingga kebutuhan mereka akan dapat dipenuhi dan mereka akan tetap setia kepada perusahaan. Unsur utama dalam sebuah sistem CRM adalah data warehouse (gudang data).

5. Data Werehousing

Seperti yang dapat di bayangkan, seiring dengan terkumulasinya data transaksi selama bertahun-tahun, maka volume data akan menjadi sangat besar. waktu sesingkat ini sebuah teknologi komputer mampu mendukung suatu sistem dengan permintaan data berskala besar seperti itu. Memungkinkan sebuah teknologi komputer untuk membangun sebuah sistem dengan kapasitas data yang hampir tak terbatas.

Karateristik Data Werehouse

Data warehouse (gudang data) telah diberikan untuk menjelaskan penyimpanan data yang memiliki karakteristik sebagai berikut :

·         Kapasitas penyimpanan yang sangat besar

·         Data diakumulasi dengan menambahkan catatan-catatan baru, bukannya dijaga tetap paling mutakhir dengan memperbarui catatan-catatan yang sudah ada dengan informasi yang baru.

·         Data dapat diambil dengan mudah

·         Data sepenuhnya untuk pengambilan keputusa, dan tidak digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari

Beberapa pakar merekomendasikan untuk mengambil pendekatan yang lebih sederhana dan mengimplementasikan data warehouse dengan cara bertahap. Jika mengikuti pendekatan ini, akan digunakan istilah pendekatan data mart (toko data) untuk menguraikan subjek. Data mart adalah suatu basis data berisikan data yang hanya menguraikan data segmen dari operasi perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan dapat memiliki data mart pemasaran, data mart sumber daya manusia, dan seterusnya. Pembuatan dan penggunaan sebuah data warehouse atau  data mart disebut  data   warehousing dan akan dilakukan oleh suatu sistem.

Sistem Data Werehousing

Data warehouse adalah bagian utama dari data warehousing yang memasukan data ke dalam gudang, mengubah isinya menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut kepada para pengguna. I:I Data di kumpulkan dari sumber-sumber data dan dikirimkan ke area pengumpulan sebelum dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan data warehouse.Suatu sistem penyampaian informasi akan memperoleh data dari tempat penyimpanan data warehouse dan mengubahnya menjadi informasi bagi penggunannya. Sumber-sumber data yang utama adalah sistem pemrosesan transaksi, namun tambahan data dapat diperoleh dari sumber-sumber lain, baik itu internal maupunlingkungan.

 6.    Penyampaian informasi

Untuk terakhir dalam sistem data warehousing adalah sistem penyampaian informasi, yang mendapatkan data dari tempat penyimpanan data, mengubahnya menjadi informasi, dan menjadikan informasi tersebut bagi para pengguna.

·      Drill down-proses melakukan navigasi ke bawah melalui tingkatan-tingkatan rincian

·      Roll up-memungkinkan pengguna memulai dengan tampilan terinci dan kemudian meringkas rincian-rincian tersebut menjadi tingkat yang lebih tinggi.

·      Drill across-dengan cepat bergerak dari satu hirarki data ke hirarki yang lainnya.

·      Drill through-berangkat dari tingkat ringkasan ke tingkat terendah data yang terinci.

BAB III

KESIMPULAN

Sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna terdapat di dalam maupun di luar perusahaan.

Sistem informasi sumber daya manusia (human resources information subsystem-HRIA) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan. Sistem informasi eksekutif (executive information system – EIA) adalah suatu sistem yang memberikan informasi kepada para manajer di tingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management-CRM) adalah manajemen hubungan antara perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini. Data warehouse adalah bagian utama dari data warehousing yang memasukkan data ke dalam gudang, mengubah isinya menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut kepada para pengguna.

Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui pengguna. Terdapat dua cara dasar dalam melakukan data mining: verifikasi hipotesis (hypothesis verification) dan penemuan pengetahuan (knowledge discovery).

REKOMENDASI

1.      Perusahaan seharusnya menerapkan sistem informasi organisasi untuk menghasilkan informasi dalam pengambilan keputusan dan dqalam memecahkan masalah. Sistem informasi organisasi ini untuk memenuhi kebutuhan akan informasi yang berhubungan dengan bagian-bagian tertentu dari organisasi perusahaan.

2.      Perusahaan juga menerapkan sumber daya manusia supaya mampu mencari banyak data yang berguna bagi perusahaan, sehingga memungkinkan banyak informasi yang dapat digunakan oleh manager maupun direktur.

3.      Perusaahaan menerapkan sistem informasi pemasaran untuk melihat pangsa pasar dalam menghadapi pesaing-pesaing perusahaan lain, sehingga perusahaan bisa meningkatkan pemasarannya melalui informasi tersebut.

4.      Perusahaan sebaiknya jika menerapkan sistem informasi keuangan untuk meramalkan perekonomian perusahaan di masa yang akan datang, sehingga perusahaan dapat mengelola aliran dana keuangan perusahaan.

5. Mengelola manajemen hubungan pelanggan agar perusahaan dapat berkomunikasi dengan pelanggannya, sehingga perusahaan tahu apa yang diinginkan oleh konsumen dan dirasakan oleh konsumen tentang produk yang dipasarkan oleh perusahaan.

Read More

PENGEMBANGAN SISTEM

I.     Pendahuluan

Dalam pengembangan sistem ini baik manajer maupun para penembang dapat menerapkan pendekatan sistem ketika memecahkan masalah. Pendekatan sistem ini terdiri atas tiga tahap kerja yaitu : periapan, definisi, dan solusi. Upaya persiapan terdiri atas melihat perusahaan sebagai suatu sistem, mengenal sistem lingkungan, dan mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan. upaya definisi melanjutkan dari satu sistem ke tingkat subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem dengan urut-urutan tertentu. Upaya solusi melibatkan pengidentifikasian solusi-solusi alternatif, mengevaluasinya, dan memilih solusi yang terbaik.

Untuk menerapkan pada masalah pengembangan sistem maka perlu pendekatan sistem ini disebut dengan siklus hidup pengembangan sistem (system development life cyle-SDLC). Pendekata SDLC saat ini sangat populer yaitu pengembangan berfase (phase devlopment). Pendekatan ini didasarkan atas pemikiran bahwa suatu proyek akan dibagi menjadi model-modul, dan analisis, perancangan, dan pekerjaan-pekerjaan konstruksi awal yang ditujukan untuk setiap modul. Modul-modul ini kemudian diintegrasikan dalam suatu pekerjaan konstruksi akhir.

Pengembangan sistem ini sangat tinggi biayanya dilihat dari sudut uang maupun waktu. Sebagai akibatnya proses ini hendaknya dikelola dengan baik. Eksekutif perusahaan akan memberkan tingkat pengwasan yang tertinggi, sering kali para eksekutif tersebut ikut berpartisipasi di dalam suatu steering committee SIM yang mengawasi selurh proyek yang sedang berjalan. Masing-masing proyek pada umumnya dapat dikelola oleh seorang pemimpin. Tujuan utama manajemen proyek ini adalah untuk mengendalikan biaya. Yang mana untuk mengestimasikan total biaya dari suatu proyek sebelum pekerjaan dimulai adalah praktik yang umum dilakukan. Praktik ini meminta adanya perencanaan mendalam yang diarahkan pada penentuan pekerjaan apa yang akan dikerjakan, oleh siapa, dan kapan.

  II.     PEMBAHASAN

A.      PENDEKATAN SISTEM

Dalam sebuah buku di tahun 1910, Dewey mengidentifikasikan tiga rangkaian pertimbangan yang terlibat dalam pemecahan sebuah kontroversi secara memadai :

1.    Mengenali kontroversi

2.    Mempetimbangkan klaim-klaim alternatif

3.    Membentuk satu pertimbangan

Dewey ini tidak menggunakan istilah pendekatan sistem, namun ia menyadari adanya sifat berurutan dari pemecahan masala mengidentifikasi suatu masalah, mempertimbangkan berbagai cara untuk memecahkannya, dan terakhir memilih solusi yang terlihat paling baik.

1.        Urut-urutan Langkah

Banyak uraian mengenai pendektan sistem mengikuti pola dasar yang sama, namun jumlah langkahnya dapat bervariasi.

2.        Upaya Persiapan

Tiga langkah persiapan tidak harus dikerjakan secara berurutan. Selain itu, langkah-langkah ini dapat terjadi selama jangka waktu yang lama dimulai dari sekarang, dalam mata kuliah ini.

Langkah 1 – Melihat Perusahaan Sebagai Suatu Sistem. Dapat memandang perusahaan dengan sebagai suatu sitem. Dengan menggunakan model sistem umum dari BAB 2 sebagai pola, yang seharusnya dapat melihat bagaimana peusahaan atau unit organisasi tersebut sesuai dengan model.

Langkah 2 – Mengenal Sistem Lingkungan. Hubungan antara perusahaan atau organisasi dengna lingkungannya juga menerapkan suatu hal yang penting.delpan unsur yang kita bahas di BAB 2 memberikan suatu cara yang efektif dalam memosisikan perusahaan sebagai suatu sistem dalam lingkungannya.

Langkah – Mengidentifikasi Subsistem Perusahaan. Subsistem utama perusahaan dapat mengambil beberapa bentuk. Bentuk termudah yang dapat dilihat manajer adalah are­a-area bisnis.

3.        Upaya Definisi

Upaya definisi biaanya dirangsang oleh suatu pemicu masalah (problem trigge). Suatu sinyal yang menandakan bahwa keadaan berjalan lebih baik atau buruk dari yang telah direncanakan. Gejala (symptom)  adalah suatu kondisi yang ditimbulkan oleh maslah dan biasanya lebih jelas dari pada akar masalah tersebut. Kita mendefinisikan suatu masalah  sebagai suatu kondisi atau kejadian yang merugikan atau berpotensi merugikan atau menguntungkan atau berpotensi menguntungkan bagi perusahaan. Upaya definisi terdiri atas dua langkah yaitu :

Langkah 4 – Melanjutkan Dari Tingkat Sistem Ke Tingkat Subsistem. Ketika manajer mencoba untuk memahami masalah, analisis akan memulai pada sistem yang menjadi tanggung jawab manajer tersebut. Sistem ini dapat berupa perusahaan atau salah satu unitnya.

Langkah 5 – Menganalisis Bagian –Bagian Sistem Dalam Urut-Urutan Tertentu. Seiring dengan manajer yang mempelajari masing-masing tingkat sistem, unsur-unsur sistem juga dianalisis secara berurutan. Sebagai contoh, satu masalah dalam Unsur 4 tidak akan dapat dipecahkan jika terdapat masalah dalam Unsur 3.

Unsur 1 – Mengevaluasi Standar. Standar kinerja bagi suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana, anggaran, dan kuota. Manajemen menentukan standar dan memastikan bahwa standar tersebut realitas, dapat dipahami, dapat diukur, dan valid (yakni harus merupakan ukuran atas kinerja sistem yang baik).

Unsur 2 – membandingkan Output Sistem Dengan Standar. Manajer merasa puas dengan standar-standarnya, mereka lalu mengevaluasi output sistem dengan membandingkannya pada standar.

Unsur 3 – Mengevaluasi Manajemen. Diberikan satu penilaian kritis atas manajemen dan struktur organisasi sistem.

Unsur 4 – Mengevaluasi Prosesor Informasi. Ada kemungkinan terdapat tim manajemen yang baik, namun tim tersebut tidak mendapatkan informasi yang ia butuhkan.

Unsur 5 – Mengevaluasi Input Dan Sumber Daya Input. Ketika analisis pada sistem di tingkat ini telah tercapai, sistem konseptual tidak lagi menjadi maslah, dan masalah terdapat pada sistem fisik. Analisi akan dilakukan oleh sumber daya fisik di dalam unsur input dan sistem ( dok penerima, bagian kendali mutu, dan gudang bahan mentah).

Unsur 6 – Mengevaluasi Proses Transformasi. Prosedur-prosedur dan praktik-praktik yang tidak efesien dapat menimbulkan kesulitan dalam mengubah input menjadi output.

Unsur 7 – Mengevaluasi Sumber Daya Output. Dengan menganalisis unsur 2, kita memberikan perhatian pada output yang diproduksi oleh sistem. Di sisni kita akan mempertimbangkan sumber daya fisik dalam unsur output suatu sistem. Contoh dari sumber daya seperti gudang barang jadi, personel dan mesin-mesin dok pengiriman, serta armad truk pengirim.

4.        Upaya Solusi

Upaya solusi melibatkan suatu pertimbangan atas alternatif-alternatif yang layak, pemilihan alternatif terbaik, dan implementasinya.

Langkah 6 – Mengidentifikasikan Solusi-solusi Alternatif. Manajer mengidentifikasi cara-cara yang berbeda untuk memecahkan masalah yang sama. Terdapat tiga solusi alternatif yang diidentifikasi :

a.       Menambahkan lebih banyak alat ke komputer yang sudah ada untuk meningkatkan kapasitas dan kecepatannya.

b.      Mengganti komputer yang ada dengan komputer yang lebih besar.

c.       Mengganti komputer yang ada dengan LAN komputer-komputer yang lebih kecil.

Langkah 7 – Mengevaluasi Solusi-solusi Alternatif. Semua alternatif harus dieluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik satu alternatif bakan memecahkan maslah.

Langkah 8 – Memilih Solusi Yang Terbaik. Setelah mengevaluasi alternatif, kita harus memilih alternatif yang terbaik. Henry Mintzberg, seseorang teoritikus manajemen, mengidentifikasi tiga cara yang dilakukan manajer dalam memilih alternatif yang terbaik.

a.      Analisis – Suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan, dengan mempertimbangkan konsekuensinya pada sasaran organisasi.

b.      Pertimbangan – Proses mental dari seseorang manajer.

c.       Tawar-mnawar – Negosiasi di antara beberapa manjer.

Langkah 9 – Mengimplementasikan Solusi. Masalah tidak akan terpecahkan hany dengan memilih solusi yang terbaik. Kita perlu mengimplementasikan solusi tersebut. Dalam contoh, perlu dilakukan pemasangan perlatan komputasi yang dibutuhkan.

Langkah 10 – Menindaklanjuti Untuk Memastikan Kefektifan Solusi. Manajer dan para pengembang hendaknya tetap mengawasi situasi untuk memastikan bahwa solusi yang dipilih telah mencapai hasil yang direncanakan.

B.       SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

Pendekatan sistem merupakan sebuah metodologi. Metodologi adalah satu cara yang direkomendasikan dalam melakukan sesuatu. Pendekatanm sistem adalah metodologi dasar dalam memecahkan segala jenis masalah. Siklus hidup pengembangan sistem (Systems development life cyle – SDLC) adalah aplikasi dari pendekatan sistem bagi pengembangan suatu sistem informasi.

C.      PROTYPING

Para pengembang selalu melakukan looping kembali dan mengerjakan ulang untuk mendapatkan sebuah sistem yang dapat memuaskan para penggunya. Sebagai tanggapan atas keterbatasan-ketervatasan ini, para pengembang sistem menunjukan untuk menerapkan suatu teknik yang telah terbukti efektif dalam pekerjaan lain. Dalam penerapannya pada pengembangan sistem, prototipe adalah satu versi dari sebuah sistem potensial yang memberikan ide bagi para pengembang dab calon pengguna, bagaimana sistem akan berfungsi dalam bentuk yang telah selesai.

1.    Jenis-jenis Prototipe

Terdapat dua jenis protipe yaitu :

a.   Prototipe evalusioner (evolutionary prototype) terus meneru disempurnakan sampai memiliki seluruh fungsionalitas yang dibutuhkan pengguna dari sistem yang baru

b.  Protipe persyaratan (requrement prototype) dikembangkan sebagai satu cara untuk mendefinisikan persyaratan-persyaratan fungsional daris sistem baru ketika pengguna tidak mampu mengungkapkan dengan jelas apa yang mereka inginkan.

    Pengembangan prototipe evalusioner menunjukkan empat langkah dalam pembuatan          suatu protipe evalusioner. Empat langkah tersebut adalah :

a.    Mengidentifikasi kebutuhan pengguna. Pengembang mewawancarai pengguna untuk mendapatkan ide mengenai apa yang diminta daris sistem.

b.    Membuat satu prototipe. Pengembang mempergunakan satu alat prototyping atau lebih untuk membuat prototipe.

c.       Menmentukan apakah prototipe  dapat diterima. Pengembang mendemonstrasikan prototipe kepada pengguna untuk mengetahui apakah telah memberikan hasil yang memuaskan.

d.      Menggunakan prototipe. Protipe menjadi sistem produksi.

Figur Pembuatan Prototipe Evalusioner 

Pendekatan ini mungkin untuk dilakukan hanya ketika alat-alat prototying memungkinkan prototipe untuk memiliki seluruh unsur yang penting dari sistem baru.

Pemgembang Prototipe Persyaratan. Menunjukkan langkah-langkah yang terlibat dalam pembuatan sebuah protipe persyaratan. Langkah-langkah berikutnya adalah sebagai berikut :

a.      Membuat kode sistem baru. Pengembang menggunakan prototipe sebagai dasar untuk pengkodean sistem yang baru.

b.      Menguji sistem baru. pengembang menguji sistem.

c.  Menentukan apakah sistem yang baru dapat diterima. Pengguna memberitahukan kepada pengembang apakah sistem dapat diterima.

d.      Membuat sistem baru menjadi sistem produksi.

Pendekatan ini diikuti ketika prototipe ditujukkan hanya untuk memiliki penampilan suatu sistem produksi, namun tidak ketika ia harus memuat seluruh unsur penting.

Figur Pembuatan Prototipe Persyaratan

2.    Daya Tarik Protyping

Pengguna maupun pengembang menyukai prototyping karena alasan-alasan di bawah ini :

a.       Membaiknya komunikasi antara pengembang dan pengguna

b.      Pengembang dapat melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam menentukan kebutuhan pengguna

c.       Pengguna memainkan peranan yang lebih aktif dalam penggembangan sistem.

d.      Pengembang dan pengguna menghabiskan waktu dan usaha yang lebih sedikit dalam mengembangkan sistem.

e.       Implementasi menjadi jauh lebih mudah karena pengguna tahu apa yang diharapkannya.

3.    Potensi Kesulitan dari Prototyping

Prototyping bukannya tidak memiliki potensi kesulitan. Kesulitan-kesulitan tersebut antara lain :

a.       Terburu-buru dalam menyerahkan protipe dapat menyebabkan diambilnya jalan pintas dalam definisi maslah, evaluasi alternatif, dan dokumentasi.

b.      Pengguna dapat terlalu gembira dengan protipe yang diberikan, yang mengarah pada ekspektasi yang tidak realitas sehubungan dengan sistem produksi nantinya.

c.       Protipe evalusioner bisa jadi tidak terlalu efesien.

d.      Antarmuka komputer manusia yang diberikan oleh beberapa alat protyping tertentu kemungkinan tidak mencerminkan teknik-teknik desain yang baik.

D.      PENGEMBANGAN APLIKASI CEPAT

Satu metodologi yang memiliki tujuan yang sama dengan prototyping yaitu memberikan respons yang cepat atau kebutuhan pengguna, namun dengan lingkup yang lebih luas adalah RAD. Istilah RAD, dari rapid application development atau pengembangan aplikasi cepat diperkenalkan oleh konsultan komputer dan penulis James Martin, dan istilah ini mengacu pada suatu pengembang siklus hidup yang dimaksudkan untuk memproduksi sistem dengan cepat tanpa mengorbankan mutunya.

1.      Unsur-unsur Penting RAD

RAD membutuhkan empat unsur penting : manajemen, orang, metodologi, dan alat :

a.       Manajemen. Manajemen, khusunya manajemen puncak, hendaknya menjadi penguji coba (experimenter) yang suka melakukan hal-hal dengan cara baru atau pengadaptasi awal (early adapter) yang dengan cepat mempelajari bagaimana cara menggunkan metodologi-metodologi baru.

b.      Orang. Dari pada hanya memanfaatkan satu tim untuk melakukan seluruh aktivitas SDLC, RAD menyadari adanya efesiensi yang dapat dicapai melalui pengguna tim-tim khusus.

c.       Metodologi. Metodologi dasar RAD adalah siklus hidup RAD.

d.      Alat-alat. Alat-alat RAD terutama terdiri atas bahasa-bahasa generasi keempat dan alat-alat rekayasa peranti lunak dengan bantuan komputer (computer-aided software engineering – CASE) yang memfasilitasi prototyping dan penciptaan kode.

Dari semua komponen rekayasa informasi, RAD mungkin telah mendapatkan dukungan yang terbesar. Meskipun metodologi ini mungkin tidak diterapkan persis sama dengan yang dibayangkan oleh Martin, penekanan yang diberikannya pada keterlibatan pengguna dan kecepatan membutanya menjadi menarik.

E.     PENGEMBANGAN BERFASE

Pengembangan berfrase adalah adalah suatu pendekatan bagi pengembangan system informasi yang terdiri atas enam tahap investasi awal, analisis, desain ,kontruksi awal,kontruksi akhir, serta pengujian dan pemasangan system. Tahap-tahap analis,desain,dan kontruksi awal dilaksanakan untuk setiap modul sistem.

Tahap-tahap Pengembangan Berfase

Investigasi awal

            Para pengembang termasuk pengguna dan juga spesialis informasi, melakukan analisis usaha dengan tujuan untuk mempelajari tentang organisasi dengan masalah sistemnya. Mendefinisikan tujuan, hambatan,resiko, dan ruang lingkup system baru,mengevaluasi proyek maupun kekayaan system,melakukan subsidi system menjadi komponen-komponen besar,dan mendapatkan umpan balik pengguna.

Analisis

Pengembang menganalisis persyaratan fungsional pengguna untuk masing-masing modul sistem dengan menggunakan berbagai tekhnik pengumpulan informasi dan kenudian mendokumentasikan temuan-temuannya dalam bentuk model-model proses,data,dan objek.

Desain

            Pengembang merancang komponen dan antarmuka dengan system system lain untuk setiap modul sistem yang baru dan kemudian mendokumentasikan desain dengan menggunakan berbagai jenis tekhnik pemodelan.

Kontruksi Awal

            Pengembang membuat dan menguji peranti lunak dan data untuk setiap modul system dan mendapatkan umpan balik dari pengguna. Untuk setiap modul yang tidak menerima persetujuan dari pengguna, tahap-tahap analisis, desain, dan kontruksi awal akan diulang kembali.

Kontruksi Akhir

Peranti lunak modul diintegrasikan untuk membentuk system yang lengkap, yang diuji bersama-sama dengan datanya.selain itu,setiap peranti keras yang dibuutuhkan dibdeli dan diuji, fasilitas-fasilitas dibuat, dan para pengguna dilatih. Pelatihan meliputi prosedur-prosedur yang  diikuti oleh para pengguna dalam menggunakan system dan sering kali prosedur yang haru dikuti dalam pemasangan sistem pada stasiun–stasiun kerja mereka.

pengujian dan pemasangan sistem

            Pengembang merancang dan melaksanakan uji system yang tidak hanya mencakup peranti lunak dan data, melainkan juga sumber daya informasi lainnya peranti keras,fasilitas ,personel dan prosedur. Komponen-komponen system dipasang dan dilakukan uji penerimaan pengguna. Penerimaan oleh pengguna akan menjadi tanda persetujuan untuk melanjutkan ke tahap searah terima. Setelah system digunakan selama beberapa waktu, mungkin selama beberapa minggu atau beberapa bulan, suatu tinjauan pasca implementasi dilakukan untuk memastikan bahwa system telah memenuhi persyaratan fungsionalnya.

Fase-fase Modul

Jika prototyping paling sesuai digunakan untuk sistem kecil, metodologi RAD paling sesuai untuk sistem besar, maka pengembangan berfase dapat digunakan untuk pengembangan sistem segala jenis ukuran sistem. Kuncinya adalah cara bagaimana sistem dibagi menjadi modul-modul yang masing-masing akan dianalisis, dirancang, dan dibuat secara terpisah.

F.     DESAIN ULANG PROSES BISNIS

            Proses pengerjaan ulang system disebut dengan istilah rekayasa ulang atau disebut juga dengan istilah desain ulang proses bisnis. BPR memoengaruhi operasi TI perusahaan dalam dua hal. Pertama, TI dapat menerapkan BPR untuk mendesain ulang system-sistem informasi yang hidupnya tidak dapat dipertahankan lagi dengan pemeliharaan biasa.

Inisiasi Strategis Proyek-proyek BPR

            BPR memiliki potensi pengaruh dramatis pada perusahaan dan operasinya hingga proyek-proyek sepeti ini biasanya dicetuskan di tingkat manajemen strategis. Manajemen strategis juga dapat mengijinkan sistem informasi dirancang ulang guna mengambil manfaat dari teknologi modern. Ketika proses-proses fisik dirancang ulang, seringkali akan terjadi efek domino yang akan akhirnya menyebabkan terjadinya perancangan ulang system informasi yang akan terkait.

Rekayasa Terbalik

            Rekayasa terbalik berasal dari intelijen bisnis, perusahaan sejak dulu selalu mengikuti produk-produk para pesaingnya dengan cara membeli sampel dan membongkarnya untuk melihat bagaimana produk tersebut bekerja. Spesifikasi desain produk pesaing diturunkan dari produk-produk itu sendiri, sehingga membalik pola normal di mana desaainlah yabng dibuat terlebih dahulu.

            Sebagaimana penggunaannya di dalam komputasi, rekayasa terbalik adalah proses menganalisis sistem yang sudah ada untuk mengidentifikasi unsure-unsur dan saling keterhubungan di antara unsure-unsur tersebut sekalligus untuk membuat dokumentasi pada tingkat abstraksi yang lebih tinggi daripada yang telah ada saat ini.

Rekayasa Ulang

            Rekayasa ulang adalah merancang ulang sebuah system seluruhnya dengan tujuan mengubah fungsionalitasnya. Akan tetapi, ini bukanlah pendekatan yang bersih karena pengetahuan dari system yang ada saat ini tidak sepenuhnya diabaikan. Nama rekayasa kedepan  diberikan untuk proses mengikuti SDLC dengan cara yang normal sambil sekaligus menjalankan BPR.

Pemilihan Komponen-Komponen BPR

            Komponen-komponen BPR dapat diterapkan secara terpisah atau digabung, tergantung pada tingkat kemungkinan yang dicari. Kombinasi yang tepat akan tergantung pada kondisi system yang ada saat ini jika dilihat dari segi fungsionalitas dan sifat teknisnya. Mutu fungsionalitas adalah ukuran dari apa yang dikerjakan oleh system. Mutu teknis adalah ukuran dari seberapa baik system tersebut melaksankannya.

            Ketika mutu fungsionalitas  maupun teknis sama-sama buruk, maka akan dibutuhkan suatu proyek rekayasa kedepan. Keadaan menjadi begitu buruknya sehingga akan lebih baik jika kita mengulang semuanya, menjalankan langkah-langkah dari siklus hidup system dengan cara yang normal.

G.    ALAT – ALAT PENGEMBANG SISTEM

Pendekatan sistem dan berbagai siklus hidup pengembangan sistem adalah metodologi yang direkomnadasikan dalam memecahkan masalah sistem. Metodologi sama seperti sebuah cetak biru yang digambar oleh arsitektur untuk memandu para kontraktor, tukang kayu, tukang pipa, ahli listrik, dan sejenisnya ketika mereka membangun sebuah rumah. Sama hal nya seperti metodologi yang memandu para pengembang sistem ketika mereka membuat sistem.

          H.    Pemodelan Proses

Pemodelan proses pertama kali dilakukan dengan menggunakan diagram alur (flowchart). Diagram ini mengilustrasikan aliran data melalui sistem dan program.

a.       Diagram Arus Data

Diagram arus data (data flow diagram-DFD) adalah penyajian grafis dari sebuah sistem yang mempergunakan empat bentuk simbol untuk mengilustrasikan bagaimana data mengalir melalui proses-proses yang saling tersambung. Simbol-simbol tersebut mencerminkan (1) Unsur-unsur lingkungan dengan mana sistem berinteraksi, (2) Proses, (3) Arus data, dan (4) Penyimpanan data.

b.      Diagram Arus Data Bertingkat (Leveled Data Flow Diagram).

Proses utama sistem ini disebut diagramnomor 0 (figure 0 diagram) yang akan menjelaskan bagaimana nama tersebut diperoleh nanti. Tambahan DFD dapat digunakan untuk menghasilkan dokumentasi dengan tingkay yang lebih ringkas dan lebih terinci.

c.       Diagram Konteks (context diagram)

Diagram konteks menempatkan sistem dalam suatu konteks lingkungan yang terdiri atas satu simbol proses tunggal yang melambangkan keseluruhan sistem. Meskipun diagram konteks mendokumentasikan  sebuah sistem pada tingkat yang tertinggi biasanya akan lebih mudah untuk memulai dokumentasipada tingkat yang lebih rendah, misalnya tingkat nomor 0.

d.      Diagram Nomor N (figure n diagram)

Diagram nomor n mendokumentasikan satu proses dari sebuah DFD dengan tingkat detail yang lebih besar. N melambangkan nomor proses pada tingkat yang lebih tinggi dari yang sesuatu sedang didokumentasikan.

e.       Berapa banyak detail yang harus ditampilkan

Terdapat dua aturan umum yang memandu para pengembang dalam memutuskan berapa banyak tingkat DFD yang akan digunakan. Pertama ialah membatasu satu DFD menjadi tidak lebih dari enam hingga delapan proses. Kedua ialah menggunakan alat lain untuk mendokumentasikan tingkat detail yang paling rendah, tetapi dengan menggunakan tidak lebih dari satu halaman.

Kasus Penggunaan

Kasus penggunaan (ude case) adalah uraian naratif dalam bentuk kerangka dan dialog yang terjadi antara sistem primer dengan sekunder. Terdapat dua format kasus penggunaan salah satunya berbentuk naratif kontinu dengan nomor yang berurutan untuk masing masing tindakan, sedangkan format yang lain disebut format ping-pong karenaterdiri atas dua naratif dan penomoran yang menunjukkan bagaimana tugas-tugas terjadi bergantian antar seistem primer dan sekunder.

Kapan Menggunakan Diagram Arus data dan Kasus Penggunaan

Diagram arus data dan kasus penggunaan sering kali dibuat selama tahap-tahap investigasi awal dan analisis dari metodologi pengembangan berfase. DFD mengilustrasikan suatu tinjauan atas pemrosesan dan kasus penggunaan memberikan detailnya. Biasanya dibutuhkan beberapa kasus penggunaan untuk mendukung suatu diagram angka 0.

I.       MANAJEMEN PROYEK

Ketika system memiliki nilai strategi atau pengaruhnya meliputi keseluruhan organisasi, direktur utama atau komite eksekutif perusahaan dapat memutuskan untuk mengawasi sendiri proyek pengembangan tersebut.

a.       Steering Committee SIM

Ketika sebuah perusahaan membentuk satu steering committee dengan tujuan untuk mengarahkan penggunaan sumber daya komputasi perusahaan, maka nama steering committe SIM akan dipergunakan. Steering committe SIM menjalakan tiga fungsi utama, yaitu:

    ·    Menciptakan kebijakan yang memastikan dukungan komputer untukmencapai sasaran      strategis perusahaan.

   ·  Melakukan pengendalian fiska ldengan bertidak sebagai yang berwenang dalam             memberikan persetujuan untuk seluruh permintaan akan pendanaan yang berhubungan     dengan komputer.

  · Menyelesaikan perselisihan yang terjadi sehubungan dengan prioritas penggunaan    komputer.

b.      Kepemimpinan Proyek

Aktifitas tim akan diarahkan oleh seorang ketua tim atau pemimpin proyek yang memberikan arahan disepanjang masa proyek. Berbeda dari steering committee SIM,  tim proyek tidaklah bersifat terus-menerus;biasanya akan dibubarkan ketika implementasi telah selesai dilaksanakan.

c.       Mekanisme Manajemen Puncak.

Dasar dari manajemen proyek ialah rencana proyek, yang dibuat selama tahap investigasi awal ketika metodologi pengembangan berfase diikuti. Setelah tujuan proyek, kendala dan ruang lingkupnya dapat didefenisikan, maka kita dapat mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan yang harus dilaksanakan.

Grafik Gantt(Gantt Chart) ialah sebuah grafik batang horizontal yang mencantumkan satu grafik batang untuk setiap pekerjaan yang dilaksanakan.

d.      Dukungan Web Bagi Manajemen Proyek

Selain system manajemen proyek berbasis peranti lunak seperti Microsoft project dukungan juga dapat diperoleh dari internet.

J.      MENGESTIMASI BIAYA PROYEK

Mengistemasi waktu dan uang yang dibutuhkan untuk mengembangkan sebuah sistem telah lama menjadi satu tugas yang menantang. Akan tetapi, lambat laun telah diciptakan banyak metode yang dapat digunakan untuk mengestimasi biaya dan jadwal proyek.

a.      Input Pengestimasian Biaya

Sebuah work breakdown structure (WBS) mengidentifikasikan aktivitas - aktivitas proyek yang akan membutuhkan sumber daya. Contoh WBS adalah grafik Gantt dan diagram jaringan.

b.      Alat-Alat Estimasi Biaya

Estimasi analogis (analogous estimating) menggunakan biaya aktual proyek-proyek serupa yang telah dilakukan dimasa  lalu senagai dasar untuk memproyeksikan biaya dari proyek yang sedang dipertimbangkan. Teknik ini digunakan ketika hanya terdapat sedikit informasi lain yang tersedia. Teknik ini lebih murah dari pada teknik-teknik yang lain, tetapi pada umumnya kurang akurat.

c.       Output Pengestimasian Biaya

Estimasi biaya dibuat untuk seluruh sumber daya yang dibebankan ke proyek dan biasanya dinyatakan dalam unit - unit keuangan yang berlaku, seperti Dolar atau Euro. Estimasi seperti ini dapat disempurnakan kembali selama proyek berlangsung untuk mencerminkan tambahan informasi seiring dengan semakin jelasnya proyek tersebut.

 III.            PENUTUP

Kesimpulan

Pendekatan system terdiri atas tiga fase yaitu upaya, persiapan, definisi dan solusi. Ketika pendekatan system diterapkan pada pengembangan system hasilnya adalah siklus hidup pengembangan sistem. Setelah system dipergunakan dan terdapat kebutuhan untuk mengembangkannya kembali dengan mempergunakan teknologi modern, suatu metodologi yang disebut desain ulang proses bisnis akan dapat dijalankan. Ketika system dikembangkan, proses, data, dan objek akan dibuat modelnya. Alat pemodelan yang popular ialah pembuatan diagram arus data yang menggunakan simbol-simbol dan unsur lingkungan yang dihubungkan oleh panah untuk menunjukkan arus data. Sejalan dengan pengembangan sistem informasi yang dilakukan oleh perusahaan, proyek akan dikelola oleh suatu hierarki manajer dapat terdiri atas komite eksekutif, stering commite SIM, dan seorang manajer proyek untuk setiap tim pengembangan.  

Rekomendasi

Dengan adanya pengembangan sistem maka para manajer dipermudah dalam informasi perusahaan serta manajer dapat mengestimasi biaya yang dikeluarkan olehsuatu proyek sebelum pekerjaan itu dimulai. Manajer seharusnya juga menerapkan pendekatan sistem seperti upaya persiapan, upaya definisi, dan upaya solusi untuk melakukan penindaklanjutan, menganalisis persiapan perusahaan sebagai suatu sistem dan memastikan ke efektifannya.

Referensi

Raymond, McLeod. 2009. SistemInformasiManejemen

Read More