SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA

I.     PENDAHULUAN

Dalam sebuah sistem manajemen basis data kita perlu mengorganisasikan volume data dengan jumlah besar yang digunakan oleh perusahaan dalam transaksi-transaksinya sehari-hari. Disini data harus diorganisasikan sehinggan para manajer dapat menemukan data tertentu dengan mudah dan cepat dalam pengambilan sebuah keputusan. Perusahaan memecahkan keseluruhan koleksi data menjadi sekumpulan tabel-tabel data yang saling berhubungan.

Di dalam struktur data perusahaan selama beberapa tahun terakhir ini perusahaan telah mengalami perubahan pada struktur datanya. Sebagian besar perusahaan telah menggunakan basis data yang mengikuti suatu struktur relasional. Struktur basis data relasional ini mudah untuk digunakan untuk hubungan dia antara tabel-tabel di dalam struktur bersifat implisit. Kemudahan pengguna disini yaitu pengguna dapat memberanikan banyak manajer untuk menjadi pengguna langsung dari sumber daya basis data.

Suatu basis data harus dirancang dengan sangat cermat, karena disini para profesional sistem informasi dan pengguna bisnis bekerja bersama untuk membuat spesifikasi basis data dengan melalui beberapa pendekatan seperti permodelan yang berorientasi pada proses (process-oriebnted modeling) dan permodelan perusahaan (enterprise modeling) yang memungkinkan perancangan basis data dalam menghadapi masalah-masalah yang ada sekaligus untuk meraih peluang melalui sinergi.

                

Untuk meningkatkan arti penting basis data sebagai sumber daya yang mendukung dalam pengambilan sebuah keputusan yang telah mengharuskan para manajer untuk mempelajari lebih jauh tentang perancanga dan penggunaan basis data. Disini formulir dan laporan adalah metode-metode standar untuk akses, namun query telah semakin penting artinya. Jika semua hal dianggap sama, maka manajer yang dapat emnggunakan sumber daya basis data secara langsung dengan cara yang paling baik akan memberikan keputusan yang terbaik bagi perusahaan.

II.  PEMBAHASAN

1.    Organisasi Data

Disini perusahaan membutuhkan komputer untuk menyimpan data dalam jumlah yang besar di sistem informasi berbasis, karena perusahaan tersebut melakukan begitu banyak transaksi bisnis. Dengan banyaknya data sehingga data tersebut tidak akan berguna dalam pengambilan sebuah keputusan bisnis tanpa adanya satu cara pengorganisasian yang efektif dan efesien. Agar dapat terhindar dari kekacauan, disini konsep data telah dipecah dan dikurangi menjadi konsep-konsep yang lebih kecil. Konsep-konsep data yang lebih kecil akan akan menyediakan balok-balok yang sudah dikombinasikan untuk menghasilkan kembali data awal dalam suatu bentuk yang terorganisasi dan dapat diakses.

a.    Hierarki Data

Suatu hierarki field-field data yang bergabung untuk membentuk record, dan record yang bergabung untuk membentuk file. Field data adalah unit data yang terkecil yang mencerminkan jumlah data terkecil yang akan ditarik dari komputer pada satu waktu. Sedangkan record adalah suatu koleksi field-field data yang saling berhubungan. File disini dapat diartikan sebagai koleksi record yang saling berhubungan, seperti satu file  dai seluruh record yang berisi field kode-kode mata kuliah namanya.

b.    Spreadsheet sebagai Basis Data Sederhana

Tabel yang berisi baris dan kolom dapat disajikan dalam suatu spreadsheet. Karena banyak pengguna telah mengenal spreadshet, ia dapat digunakan untuk memperkenalkan konsep-konsep basis data. Kolom-kolom spreadsheet mencerminkan field-field sedangkan judul berisi nama-nama field data. Baris-baris dalam tabel berisi nilai-nilai field.

Contoh Tabel Mata Kuliah :

c.    Flat Files

Pertama, kita perlu mendefinisikan satu jenis tabel tertentu, yaitu flat file. File datar (flat file) adalah suatu tabel yang tidak memiliki kolom-kolom yang berulang. Kolom-kolom yang berulang melanggar persyaratan bagi flat file. Alasan dari sebuah tabel harus menjadi flat file adalah karena komputer membaca field-field data dari suatu record secara berurutan. Suatu flat file, yang tidak memuat kolom-kolom yang berulang, berisi urut-urutan field data konstan yang dibutuhkan oleh manajemen basis data.

          Alasan kedua untuk flat file adalah bahwa ia memungkinkan struktur basis data relasional untuk dinormalisasi. Normalisasi (normalization) adalah suatu proses formal untuk menghapus field-field data yang berulang (redundant) sambil tetap menjaga kemampuan basis data untuk menambah, mengubah, dan menghapus tanpa menyebabkan kesalahan. Normaliasi ini berfokus pada mata kuliah sistem manajemen basis data.

d.   Field-field Kunci

Kunci (key) di dalam suatu tabel adalah sutu field (atau kombinasi field) yang berisi satu nilai yang ecara unik mengindentifikasi masing-masing record  di dalam tabel. Hanya mampu membedakan antara dua atau tiga baris saja tidaklah cukup, nilai kunci harus unik untuk keseluruhan tabel.

Contoh Tabel Mata Kuliah dengan kolom-kolom yang berulang (Bukan Sebuah Flat File) :

         Contoh Tabel BUKU :

          Beberapa tabel mungkin memiliki dua field yang merupakan kandidat untuk menjadi kunci. Kandidat kunci (key candidate) adalah sebuah field yang secara unik mengidentifikasi masing-masing baris tabel namun tidak dipilih untuk menjadi kunci.

Contoh Tabel Project :

  

e.    Tabel-tabel yang berhubungan

Tabel-tabel tersebut berbagi satu field yang sama, yaitu Kode, dan nilai field  Kode menentukan baris-baris mana di dalam tabel yang berhubungan secara logis. Field Kode  terdapat di kedua tabel dan memungkinkan data di kedua tabel tersebut disatukan, atau dihubungkan. Terkadang tabel-tabel yang pada awalnya berdiri sendiri belakangan dapat diminta untuk digabungkan.

Contoh Tabel JURUSAN :

Contoh Tabel MATA KULIAH dengan Penambahan Field Singkatan :

2.    Struktur Basis Data

Struktur basis data dalah cara data diorganisasikan agar pemroesan data menjadi lebih efesien. Struktur ini kemudian diimplementasikan melalui suatu sistem manajemen basis data. Sistem manajemen basis data (DBMS) adalah suatu aplikasi peranti lunak yang menyimpan struktur basis data, data itu sendiri, hubungan di antara data di dalam basis data, dan nama-nama formulir, jenis-jenis data, angka belakang desimal, jumlah karakter, nilai-nilai default, dan seluruh uraian field lainnya.

a.    Struktur Basis Data Hierarkis

Basis data ini dipengaruhi oleh hasil kerja standardisasi oleh Komite Bahasa Sistem Data (Committee on Data Systems Language-CODASYL). Komite ini memiliki anggota dari pemerintahan, industri, dan akademisi sehingga standar yang diciptakan akan terbuka untuk semua pajak. CODASYL ini membentuk suatu Gugus Tugas Basis Data (Data Base Task Group) dan memberinya tanggung jawab untuk mengembangkan standar-standar basis data. Sistem manajemen basis data IDS mengikuti suatu struktur basis data hierarkis.

Contoh Hierarkis di antara Tabel-tabel JURUSAN dan MATA KULIAH :

b.    Struktur Basis Data Jaringan

          Diekmbangkan untuk memungkinkan penarikan record-record tertentu. Ia memungkinkan satu record  tertentu untuk menunjukan pada semua record  lainya di dalam basis data. Struktur jartingan memecahkan permaslahan keharusan untuk menarik balik hingga kembali ke “cabang” yang menyatukan basis data.

c.    Struktur Basis Data Relasional

          Struktur basis data seperti ini terlihat seperti sekumpulan tabel-tabel yang mirip seperti tabel-tabel spreadsheet. Relasi di antara tabel tidak disimpan sebagai penunjuk atau alamat, sebagai gantinya relasi anatara tabel bersifat implisit. Jika struktur hierarkis dan jaringan mengandalkan diri pada relasi fisik (physical relationship) di dalam bentuk alamat-alamat penyimpanan, relasi dalam struktur basis datra relasional adalah implisit. Relasi implisit (implisit relationship) dapat secara tidak langsung berasal dari data. Ketioka terdapat satu field (kolom) data yang sama dalam dua tabel, mnaka record (baris) dari kedua tabel tersebut akan dapat digabungkan ketika nilai-nilai field  datanya sama.                        

Contoh Tabel untuk FAKULTAS akan Berada di Luar Jangkauan Kemampuan Struktur Basis data Hierarkis :

           3.      Contoh Basis Data Relasional

     Contoh-contoh field data , tabel, dan relasi di antara tabel akan memberikan latarbelakang             untuk konsep-konsep basis data yang akan disajikan . Suatu basis data bernama jadwal telah               dibuat dari tabel-tabel yang telah digunakan. Basis data akan memecahkan informasi kedalam             beberapa tabel karena jika informasi hanya disimpan pada satu tabel, maka akan terdapat                     banyak nilai field data yang terduplikasi; sehingga menyebabkan data menjadi berulang                       (redundant). Basis data akan mengurangi pengulangan data dalam tabel-tabel.

a.       Basis Data Jadwal

Contoh yang dipergunakan di sini diimplementasikan pada piranti lunak sistem menejemen basis data Microsoft Access, namun implementasi ini akan serupa pada setiap produkk basis data relasional lainnya. IBM, Oracle, Microsoft, dan banyak perusahaan lain menyediakan peranti lunak sistem menejemen basis data relasional. Implementasi dapat sedikit berbeda, tetapi semua memperggunakan struktur yang sama.

b.      Konsep Basis Data

Dua sasaran utama dari konsep basis date adalah untuk meminimalkan pengulangan data "dan untuk memperoleh independensi data. Pengulangan data—seperti yang telah dibahas sebelumnya dalam bab ini—akan membuang-buang ruang penyimpanan, moigundangketidakkonsistenan data.

Independensi data (data independence) adalah kemampuan untuk melakukan perubahan pada struktur data tanpa melakukan perubahan pada program-program aplikasi yang memproses data. Sebagai contoh, program komputer untuk memproses pesanan pembelian adalah program yang terpisah dari data pesanan pembelian yang disimpan di dalam basis data. Independensi data tercapai dengan menempatkan spesifikasi data di dalam tabel-tabel dan kamus yang secara fisik terpisah dari program.

           4.      Membuat Basis Data 

            Konsepnya, proses pembuatan sebuah basis data akan melibatkan tiga langkah utama, yaitu:

a.       Menentukan kebutuhan data 

Menentukan data yang perlu dikumpulkan dan disimpan adalah langka penting dalam mencapai suatu system informasi berbasis computer,kita dapat menggunakan 2 pendekatan dasar untuk menentukan kebutuhan data yaitu Pendekatan pada proses(process-oriented) dan pemodelan perusahaan.

      Pendekatan yang berorientasi pada proses 

      Pendekatan ini juga disebut dengan pendekatan yang berorientasi pada masalah dan pemodelan yang berorientasi pada proses.Untuk mendefinisikan kebutuhan data pada pendekatan ini memiliki langkah-langkah berikut :

1. Mendefinisikan masalah                                        

2. Mendefinisikan keputusan yang dibutuhkan 

3. Menjabarkan kebutuhan informasi

4. Menentukan pemrosesan yang dibutuhkan

5. Menentukan spesifikasi kebutuhan data

·         Pendekatan pemodelan perusahaan

      Kekuatan pada pendekatan ini adalah mengambil keuntungan dari sudut pandang sumber daya data perusahaan yang luas,dan memiliki kelemahan yaitu kesulitan dalam mengaitkan data dari suatu masalah bisnis ke data dari masalah bisnis yang lainnya.

Diagram Relasi Entitas

      Diagram relasi entitas (entity relationship diagram-ERD) seperti ditunjukkan dengan namanya, berhubungan dengan data didalam entitas dan hubungan antar entitas.ketika pengguna dan specialis informasi mulai untuk berkomunikasi tentang kebutuhan data untuk suatu system informasi,mereka akan berbicara mengenai pengumpulan field-field data yang saling berhubungan(Entitas) daripada field-field data individu.

Diagram Kelas

      Teknik dimana data yang digunakan dalam aplikasi dan tindakan-tindakan yang terkait dengan data dapat disajikan secara grafis,dan merupakan beberapa model rancangan yang berorientasi pada objek.Objek adalah bongkahan konseptual.
            Diagram kelas terdiri atas kelas-kelas yang memiliki nama,field-field didalam kelas,dan tindakan-tindakan (metode)yang dilakukan atas kelas.Diagram kelas dibawah dimulai dengan nama dalam kelas

                   5.    Menggunakan Basis Data

       Kita biasanya berinteraksi dengan sebuah basis dta dari sebuah komputer pribadi                  meskipun data tersebut berada ditempat lain dalam jaringan. Formulir, laporan dan query        adalah metode-metode umum yang dipergunakan untuk mengakses basis data yang                disimpan dalam suatu system menejemen basis data.

Laporan dan Formulir

           Mayoritas interaksi pengguna dengan basis data adalah melalui laporan dan formulir. Sebagian besar vendor piranti lunak menejemen lunak basis data menawarkan GUI yang memudahkan pembuatan formulir dan laoporan. Kebanyakan laporan dan formulir yang dibutukan oleh pengguna dapat dibuat tanpa bantuan dari professional.
Perbedaan terbesar antara formulir dan laporan adalah dalam formatnya. Formulir secara tipikal menampilkan satu record saja dalam satu waktu dan tidak memberikan ikhtisar data dan biasanya tidak melakukan aagregasi data dari banyak table basis data. Perbnedaan terbesar antara formulir dan laporan adalah bahwa formulir memiliki kemampuan ini namun jarang dipergunakan . perbedaan terbesar antara formulir dan laporan adalah bahwa formulir dapat digunakan untuk menambah, menghapus dan memodifikasi record-recor basis data.

NAVIGASI pengguna dapat melakukan navigasi dari satui record berikutnaya dengan mempergunakan navigasi yang berada di bagian bawah formulir. Icon pada baris navigasi memerintahkan formulir untuk membuat satu record baru

AKURASI Formulir akan menjalankan definisi field data yang telah ditentukan ketika basis data dibuat. Definisi-definisi tersebut dapat menentukan nilai-nilai valid tertentu, rentang data untuk nilai-nilai numeric. Dan aturan-aturan yang lain yang mendukung akurasi.

KONSISTENSI  adalah hal yang sangat penting ketika nilai-nilai field dalam satu table dipergunakan untuk menggabungkan recordnya ke table yang lain. Jika seseorang pengguna salah memasukkan nilai field, maka artinya record tersebut tidak akan digabungkan ke tabel-tabel yang lain.

PENYARINGAN Basis data dapat memiliki jumlah data yang luar biasa banyaknya. Pengguna mungkin ingin menyaring record yang ingin dilihat dengan menggunakan formulir ini. Setiap field dalam formulir dapat membuat filter sehingga hanya mata kuliah tingkat tiga yang akan ditampilkan. Penyaringan membantu mengatasi kelebihan informasi

SUBFORMULIR mengilustrasikan kombinasi formulir dan subformulir. Ketika pengguna memasukkan informasi matakuliah, pada waktu yang bersamaan mereka mereka juga dapat memasukkan informasi mengenai proyek-proyek. 

LAPORAN adalah data teragregasi dari basis data yang diformat dengan cara yang akan membantu pengambilan keputusan. Sebagi contoh: adalah laporan yan menampilkan setiap jurusan dengan daftar matakuliah yang diajarkandan proyek yang diisyaratkan untuk matakuliah tersebut.

           Satu asumsi dibuat oleh penghasil laporan yaitu jika tidak terdapat detail pada record pada tingkat terendah, maka record pada tingkat terendah, maka record pada tingkat tertinggi untuk detail tersebut hendaknya tidak perlu ditampilkan. Tetapi jika para penggumna tidak mengetahui bahwa laporan yang dibuat dengan aturan standart dapat pengecualian record-record tertentu, maka mereka dapat mengambil keputusan yang kurang terinformasi dengan baik.

QERY   Beberapa pengguna ingin melangkah lebih jauh dari laporan dan formulir untuk memberikan pertanyaan langsung ke basis data. QUERY adalah suatu permintaan kepada basis data untuk menampiolkan record-record yang dipilih. System manejemen basis data biasanya memberikan antarmuka yang mudah untuk digunakan bagi para pengguna.

Query pada umumnya memilih field data dalam jumlah terbatas dan kemudian membatasi record-record yang ditampilkan berdasarkan stu kumplulan criteria tertentu.
Konsep Query by-exemple adalah suatu hal yang signifikasi karena pentingnya arti seorang manejer dapat melakukan akses langsung atas nilai-nilai basis data.

Bahasa Query Terstruktur     Bahasa Query Terstruktur atau Struktured Query Language (Sql) adalah kode yang digunakan oleh system manejemen basis data relasional untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan basis data-nya. Meskipun pengguna dapat melihat Sebagai QBE, system basis data melihat bahasa query terstruktur Piranti Lunak DBMS memiliki GUI dan program-program ‘wizard’ yang dapat menuntun pengguna menggunakan query dengan cara yang mudah digunakan.
           SQL telah menjadi topic yang penting karena dua alas an. Pertama seiring dengan lebih banyak basis data yang dapat diakses melalui WEB, menejer dan para professional lainnya perlu untuk mengetahui bahwa SQL adalah metode pilihan untuk berinteraksi denagn basis data berbasis WEB. Kedua, para menejer perlu untuk mengetahui bahwa menulis SQL bukanlah hal yang sulit bagi sebagian besar kebtuhan data mereka.

Pemrosesan Basis Data Lanjutan

      Pemrosesan analitis on-line aanalytical processing (OLAP) telah menjadi hal yang semakin umum dalam piranti lunak system menejemen basis data. Vendor-vendor memasukkasn fitur ini untukl memungkinkan dilakukannya analisis data yang mirip dengan statistic cross-tabulation. Sebagai contoh, salah satu field dalam table PROYEK berisi angka nilaoi yang diberikan untuk proyek. Data mining, data marts dan data werehousing mengacu pada kelompok konsep yang melihat data perusahaan sebagau sebuah peti harga yang harus dibuka, diperiksa dan dikuasai.

  

            6.    Personel Basis Data

     Terdapat beberapa personel penting yang berkaitan dengan basis data. Administrator basis data memiliki tanggung jawab teknis maupun menejerial atas sumber daya basis data.

   a. Administrator Basis Data Spesialis informasi yang ahli dalam mengembangkan, menyediakan dan mengamankan basis data adalah administrator basis data. Administrator basis data mengawasi seluruh aktivitas basis data. Mereka harus memiliki keahlainmenejerial maupun keahlian teknis yang tinggi.

    b.   Programer Basis Data Programmer basis data menunjukkan spesialisasi dan seleksi tingkat tinggi. Mereka sering kali memiliki lebih banyak pengalaman dan pelatihan daripada programmer-programer lain yang dimiliki oleh perusahaan. Salah satu alasannya adalah bahwa basis data merupakan pusat penyimpanan fakta bagi perusahaan. Jika terjadi kesalahan pemrogaman di dalam basis data, maka konsekuensinya akan dapat dirasakan oleh pengguna dalam jumlah yang sangat besar. Karena alas an ini, perusahaan menginginkan para programmer basis data-nya dipilih dari personel paling ahli yang tersedia. 

    c.   Pengguna Akhir Pengguna akhir tidak dapat diabaikan sebagai personel penting yang berinteraksi dengan basis data. Mereka membuat laporan dan formulir memberikan query kepada basis data dan menggunakan jawaban dari basis data mereka untuk pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi perusahaan dari unsure pokok lingkungannya.

       

            7.      Menempatkan Sistem Manajemen Basis Data dalam Perspektif

      Sistem manajemen ini memungkinkan kita membuat sebuah basis data, memelihara isinya, dan menyebarkan data kepada khalayak pengguna yang luas tanpa harus menggunakan pemrograman komputer yang mahal. Setiap sisi teknologi informasi memiliki keuntungan dan kerugiannya masing-masing:

Keuntungan DBMS

Keuntungan DBMS telah dijelaskan sebelumnya, tetapi penting untuk dijelaskan kembali disini. DBMS memungkinkan perusahaan maupun pengguna perorangan untuk:

                  ·   Mengurangi pengulangan data

                  ·   Mencapai independensi data

                  ·   Mengambil data dan informasi dengan cepat

                  ·    Keamanan yang lebih baik

Kerugian DBMS

Keputusan untuk menggunakan DBMS akan membuat perusahaan atau pengguna memberikan komitmennya untuk:

                  ·   Membeli peranti lunak yan mahal.

                  ·   Mendapatkan konfigurasi peranti keras yang besar.

                  ·   Mempekerjakan dan memelihara staf DBA.

        III. PENUTUP

 Kesimpulan

      Manajemen sumber daya data, yaitu sebuah aktivitas manajerial yang mengaplikasikan teknologi sistem informasi seperti manajemen database, gudang data, dan alat manajemen data lainnya dalam tugas untuk mengelola sumber daya data organisasi agar dapat memenuhi kebutuhan informasi pihak-pihak yang berkepentingan dengan bisnis mereka. Struktur basis data adalah cara data diorganisasi agar pemrosesan data menjadi lebih efisien. Struktur ini kemudian diimplementasikan melalui suatu sistem manajemen basis data. Data pada umumnya didapatkan kembali melalui laporan dan formulir, akan tetapi dengan manajer membutuhkan akses langsung yang lebih cepat atas data, mereka lalu menulis query basis data. Ini merupakan alat yang ampuh bagi para manajer, tetapi juga terdapat bahaya. Memahami struktur basis data dimulai dengan memahami peranan yang dimainkan oleh data dalam pengambilan keputusan.

Rekomendasi

       Perusahaan dapat memulai dengan masalah-masalah yang dihadapinya dan membuat data yang dibutuhkan dari suatu metodologi yang berorientasi pada proses. Jika perusahaan ingin mengambil keuntungan dari kesamaan masalah diantara area-area bisnis, perusahaan tersebut dapat menetapkan pendekatan permodelan perusahaan. Luasnya data yang terkait dengan bisnis modern dan dampaknya yang sangat penting pada operasi bisnis telah bersatu untuk menyebabkan terciptanya posisi administrator basis data di kebanyakan organisasi besar. Masalah keamanan juga sangat penting khusunya internet dapat memungkinkan individu-individu di luar organisasi mengakses informasi yang berada di dalam basis organisasi. Semua manajer perlu memahami struktur-struktur basis data dasar dan bagaimana cara memperoleh kemabli data dari basis data karena hal ini sangat penting bagi pengambilan keputusan yang baik.

Referensi

Raymond, Mc Leod. 2009. Sistem Informasi Manejemen