INFORMASI DALAM PRAKTIK

INFORMASI DALAM PRAKTIK

I.     PENDAHULUAN

Manajer sering kali memusatkan perhatian hanya pada beberapa aktivitas penting saja yang disebut dengan CSF. Dengan memusatkan perhatian pada CSF, yang mana manajemen ini memastikan bahwa ia akan menghabiskan waktunya pada hal-hal yang benar-benar berarti. Sistem pemrosesan transaksi sebuah perusahaan yang bergerak dalam bisnis distribusi (seperti produsen, distributor, atau pedagang eceran) memproses pesanan pelanggan, memesan pengganti persediaan, dan memelihara buku besar.

Sistem informasi lainnya di dalam perusahaan dimaksudkan untuk mendukung unit-unit organisasi. Sebagai contoh, sistem informasi pemasaran, sistem informasi sumber daya manusia, sistem informasi manufaktur, dan sistem informasi keuangan dibuat sesuai dengan kebutuhan informasi dan masing-masing area bisnis tersebut, dan sistem informasi eksekutif mengakui adanya kebutuhan-kebutuhan informasi yang unik dari para pengguna di tingkat atas organisasi.

Kebutuhan ini telah menghasilkan suatu aplikasi yang saat ini sedang sangat populer yaitu manajemen hubungan pelanggan (CRM). CRM memiliki kebutuhan data yang begitu besar sehingga dibutuhkan suatu jenis penyimpanan yang inovatif yaitu datawarehouse (gudang data). Data warehouse lama-kelamaan terakumulasi, dan data dapat diambil dengan cepat untuk digunakan dalam pengambilan keputusan. Salah satu fitur yang menarik dari penggudangan data adalah bahwa peranti lunak dapat mengenali pola-pola di dalam data yang tidak diketahui oleh para pengguna.

II.  PEMBAHASAN

A.  Informasi Sebagai Salah Satu Faktor Penting Penentu Keberhasilan

Bahwa terdapat beberapa aktivitas penting yang akan menentukan keberhasilan atau kegagalan bagi semua jenis organisasi. Aktivitas-aktivitas penting tersebut adalah CSF, dan faktor-faktor ini dapat berbeda-beda dari satu jenis organisasi ke jenis organisasi yang lain.

Ketika mnanajemen sebuah perusahaan menjalankan konsep CSF, mereka akan memuaskan perhatian pada pengidentifikasian CSF dan kemudian memonitori sampai seberapa jauh mereka telah mencapainya. Perusahaan yang melaksanakan strategi ini mengakui bahwa informasi merupakan suatu sumber daya berharga dan bahwa sistem informasi yang baik merupakan salah satu CSF.

         B.     Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem ini digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktivasi perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat di dalam maupun di luar perusahaan. istilah sistem pemrosesan data elektronik dan sistem informasi akuntansiu juga telah dipergunakan, namun saat ini kurang populer.

a.    Tinjauan Sistem

Sistem ini menggunakan diagram arus data atau DFD untuk mendokumentasikan sistem dengan cara yang hierarkis dan diagram. Diagram ini disebut dengan diagram konteks karena ia menyajikan sistem dalam konteks lingkungannya. Seluruh sistem ditunjukkan oleh kotak yang diberi tabel “Sistem Distribusi” yang berada ditengah. Unsur-unsur lingkungan yang berinteraksi dengan sistem ditunjukka oleh kotak-kotak dan dihubungkan ke sistem oleh panah-panah yang disebut arus dat.

b.    Subsistem-subsistem Utama dari Sistem Distribusi

Diagram konteks cukup memadfai untuk mendefinisikan batasan sistem dan unsur-unsur lingkungan dan antarmukannya. Tetapi perlu mempelajari lebih banyak proses yang dilaksanakan. Subsistem yang pertama berhubungan dengan pemenuhan pesanan pelanggan, yang kedua dengan pemesanan pengganti persediaan dari pemasok, dan yang ketiga dengan pemeliharaan buku besarr perusahaan.

c.       Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan

Ada empat sistem yang terlibat dalam pemenuhan pesanan pelanggan yaitu sistem entri pesanan ialah memasukan pesanan pelanggan ke dalam sistem, sistem persediaan ialaha memelihara catatan persediaan, sistem penagihan ialah membuat faktur pelanggan, dan sistem piutang dagang ialah menagih uang dari para pelanggan.

d.      Sistem yang Memesan Persediaan Pengganti

Dengan cara mengidentifikasikan subsistem-subsistem yang berkaitan dengan pemesanan persediaan pengganti dari pemasok. Sistem pembelian menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok untuk persediaan yang dibutuhkan. Sistem penerimaan menerima persediaan, dan sistem utang dagang melakukan pembayaran 

e.    Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar

Sistem buku besar adalah sistem akuntansi yang menggabungkan data dari sistem-sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan gambaran keuangan operasi perusahaan secara gabungan. Sistem memperbarui buku besar akan membukukan catatan-catatan yang menguraikan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam buku besar. Sistem pembuatan laporan manajemen menggunakan isi buku besar untuk membuat neraca dan laporan laba rugi serta laporan lainnya.

f.       Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Perspektif

Sistem informasi pertama yang terkomputerisasi. Selain sebgai area aplikasi yang paling dapat dipahami sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi yang lain dengan mendokumentasikan semua hal yang penting yang dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan lingkungan.

3. Sistem Informasi Organisasi

Sistem informasi dikembangkan untuk setiap area bisnis ini. Jenis sitem informasi lainnya yang telah diimplementasikan di banyak perusahaan - sistem informasi eksekutif . semua sistem informasi ini merupakan contoh dari sistem informasi organisasi (organizational information systems). Sistem-sistem informasi untuk empat area bisnis utama perusahaan dan satu untuk tingkat eksekutif organisasi.

Sistem Informasi Pemasaran

·         Subsistem Output

Bauran Pemasaran (marketing mix) :

1          .      Subsistem Produk (product subsystem), memberi informasi tentang produk-produk 

2          .      Subsistem Lokasi (place subsystem), memberikan informasi mengenai jaringan 

3          .      Subsistem Promosi (promotion subsystem), memberikan informasi mengenai iklan 

4          .      Subsistem Harga (price subsystem), membantu manajer mengambil keputusan harga.

5          .       Subsistem Bauran Terintegrasi (integrated mix - subsystem),

·         Basis data

Data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari basis data.

·         Subsistem Input

1.      Sistem pemrosesan transaksi : mengumpulkan data dari sumber-sumber internal dan lingkungan lalu memasukkannya ke dalam bisnis data.

2.      Subsistem riset pemasaran : juga mengumpulkan data internal dan lingkungan dengan melakukan studi-studi khusus.

3.      Subsistem inteligensi pemasaran : mengumpulkan data lingkungan yang berfungsi untuk menjaga manajemen tetap terinformasi mengenai aktivitas para pesaing dan pelanggan perusahaan dan unsur-unsur lain yang dapat memengaruhi operasi pemasaran.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia (human resources information subsystem - HRIS), memberikan kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan suber daya manusia perusahaan.

    Subsistem Output HRIS :

       ·   Perencanaan

       ·   Rekruitmen

       ·   Pengelolaan tenaga kerja

       ·   Kompensasi karyawan

       ·   Tunjangan karyawan

       ·   Laporan SDM

Sistem Informasi Manufaktur

Sitem informasi manufaktur (manufacturing information system), memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan operasi manufaktur perusahaan.Subsistem Informasi Manufaktur :

·     Manufaktur Produksi

·     Manufaktur Persediaan

·     Manufaktur Mutu

·     Manufaktur Biaya

Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Keuangan (financial information system), memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang beerkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan.

Subsistem Informasi Keuangan :

·     Peramalan ekonomi masa depan

·     Pengelolaan aliran dana perusahaan

·     Pengendalian keuangan perusahaan

Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System- EIS) adalah suatu sistem yang memberikan informasi kepada manajer di tingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan. Dipergunakan pula istilah sistem pendukung eksekutif (executif support system).

4. Manajemen Hubungan Pelanggan

Manajemen Hubungan Pelanggan (Customer Relationship Management) adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini. Strategi ini menyadari bahwa membina hubungan jangka panjang dengan pelanggan adalah suatu strategi yang bagus, karena mempertahankan pelanggan yang sudah ada biasanya akan lebih murah daripada mendapatkan pelanggan baru.CRM system akan mengakumulasi data untuk jangka panjang 5 tahun, 10 tahun atau lebih & menggunakan data tersebut memberikan data kepada para pengguna.Oleh karena itu, perusahaan melakukan upaya-upaya untuk memahami para pelanggannya sehingga kebutuhan mereka akan dapat dipenuhi dan mereka akan tetap setia kepada perusahaan. Unsur utama dalam sebuah sistem CRM adalah data warehouse (gudang data).

5. Data Werehousing

Seperti yang dapat di bayangkan, seiring dengan terkumulasinya data transaksi selama bertahun-tahun, maka volume data akan menjadi sangat besar. waktu sesingkat ini sebuah teknologi komputer mampu mendukung suatu sistem dengan permintaan data berskala besar seperti itu. Memungkinkan sebuah teknologi komputer untuk membangun sebuah sistem dengan kapasitas data yang hampir tak terbatas.

Karateristik Data Werehouse

Data warehouse (gudang data) telah diberikan untuk menjelaskan penyimpanan data yang memiliki karakteristik sebagai berikut :

·         Kapasitas penyimpanan yang sangat besar

·         Data diakumulasi dengan menambahkan catatan-catatan baru, bukannya dijaga tetap paling mutakhir dengan memperbarui catatan-catatan yang sudah ada dengan informasi yang baru.

·         Data dapat diambil dengan mudah

·         Data sepenuhnya untuk pengambilan keputusa, dan tidak digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari

Beberapa pakar merekomendasikan untuk mengambil pendekatan yang lebih sederhana dan mengimplementasikan data warehouse dengan cara bertahap. Jika mengikuti pendekatan ini, akan digunakan istilah pendekatan data mart (toko data) untuk menguraikan subjek. Data mart adalah suatu basis data berisikan data yang hanya menguraikan data segmen dari operasi perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan dapat memiliki data mart pemasaran, data mart sumber daya manusia, dan seterusnya. Pembuatan dan penggunaan sebuah data warehouse atau  data mart disebut  data   warehousing dan akan dilakukan oleh suatu sistem.

Sistem Data Werehousing

Data warehouse adalah bagian utama dari data warehousing yang memasukan data ke dalam gudang, mengubah isinya menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut kepada para pengguna. I:I Data di kumpulkan dari sumber-sumber data dan dikirimkan ke area pengumpulan sebelum dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan data warehouse.Suatu sistem penyampaian informasi akan memperoleh data dari tempat penyimpanan data warehouse dan mengubahnya menjadi informasi bagi penggunannya. Sumber-sumber data yang utama adalah sistem pemrosesan transaksi, namun tambahan data dapat diperoleh dari sumber-sumber lain, baik itu internal maupunlingkungan.

 6.    Penyampaian informasi

Untuk terakhir dalam sistem data warehousing adalah sistem penyampaian informasi, yang mendapatkan data dari tempat penyimpanan data, mengubahnya menjadi informasi, dan menjadikan informasi tersebut bagi para pengguna.

·      Drill down-proses melakukan navigasi ke bawah melalui tingkatan-tingkatan rincian

·      Roll up-memungkinkan pengguna memulai dengan tampilan terinci dan kemudian meringkas rincian-rincian tersebut menjadi tingkat yang lebih tinggi.

·      Drill across-dengan cepat bergerak dari satu hirarki data ke hirarki yang lainnya.

·      Drill through-berangkat dari tingkat ringkasan ke tingkat terendah data yang terinci.

BAB III

KESIMPULAN

Sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna terdapat di dalam maupun di luar perusahaan.

Sistem informasi sumber daya manusia (human resources information subsystem-HRIA) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan. Sistem informasi eksekutif (executive information system – EIA) adalah suatu sistem yang memberikan informasi kepada para manajer di tingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management-CRM) adalah manajemen hubungan antara perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini. Data warehouse adalah bagian utama dari data warehousing yang memasukkan data ke dalam gudang, mengubah isinya menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut kepada para pengguna.

Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui pengguna. Terdapat dua cara dasar dalam melakukan data mining: verifikasi hipotesis (hypothesis verification) dan penemuan pengetahuan (knowledge discovery).

REKOMENDASI

1.      Perusahaan seharusnya menerapkan sistem informasi organisasi untuk menghasilkan informasi dalam pengambilan keputusan dan dqalam memecahkan masalah. Sistem informasi organisasi ini untuk memenuhi kebutuhan akan informasi yang berhubungan dengan bagian-bagian tertentu dari organisasi perusahaan.

2.      Perusahaan juga menerapkan sumber daya manusia supaya mampu mencari banyak data yang berguna bagi perusahaan, sehingga memungkinkan banyak informasi yang dapat digunakan oleh manager maupun direktur.

3.      Perusaahaan menerapkan sistem informasi pemasaran untuk melihat pangsa pasar dalam menghadapi pesaing-pesaing perusahaan lain, sehingga perusahaan bisa meningkatkan pemasarannya melalui informasi tersebut.

4.      Perusahaan sebaiknya jika menerapkan sistem informasi keuangan untuk meramalkan perekonomian perusahaan di masa yang akan datang, sehingga perusahaan dapat mengelola aliran dana keuangan perusahaan.

5. Mengelola manajemen hubungan pelanggan agar perusahaan dapat berkomunikasi dengan pelanggannya, sehingga perusahaan tahu apa yang diinginkan oleh konsumen dan dirasakan oleh konsumen tentang produk yang dipasarkan oleh perusahaan.