SISTEM PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN

       I.         l .  PENDAHULUAN

Manajer membuat banyak keputusan untuk mengatasi masalah. Penyelesaian masalah dicapai  melalui empat tahapan dasar dan mempergunakan kerangka berpikir seperti model sistem        perusahaan yang umum dan model lingkungan. Dengan mengikuti pendekatan sistem untuk menyelesaikan masalah, manajer melihat sistem secara menyeluruh.

Proses pemecahan masalh terdiri atas empat elemen dasar, yaitu: standar, informasi, batasan, dan solusi alternatif. Jika proses ini diikuti, pemilihan alternatif yang terbaik tidak dicapai melalui analisis logis saja, dan penting untuk membedakan antara permasalahan dan gejala.

Masalah memiliki strukrur yang beragam, dan keputusan untuk menyelesaikannya dapat terprogram maupun tidak terprogram. Konsep sistem pendukung pengambilan keputusan (decision support system-DSS) awalnya ditujukan pada masalah-masalah yang setengah terstruktur. Output DSS yang pertama terdiri atas laporan dan output dari model matematika. Kemudian, kapabilitas pemecahan masalah kelompok ditambahkan, diikuti dengan kecerdasan buatan (artifical inteligence) dan pemprosesan analitis online (on-line analytical processing-OLAP).

Model matematika dapat diklasifikasikan dalam berbagai cara, dan penggunaannya disebut simulasi. Lembar kerja elektronik (spreadsheet) merupakan alat yang baik untuk membuat model matematika. Lembar kerja ini dapat digunakan baik untuk model statik dan dinamik dan membuat manajer dapat memainkan permainan “ bagaimana jika” (what-if game).

Kecerdasan buatan dapat menjadi salah satu komponen DSS. Dengan menambahkan basis pengetahuan dan mesin inferensi, DSS dapat memberikan saran solusi masalah kepada manajer.

         I.    ll.    PEMBAHASAN

            Pemecahan Masalah Pembuatan Keputusan

            Pemecahan masalah (problem solving) terdiri atas respon terhadap hal yang berjalan dengan baik, serta terhadap hal yang berjalan dengan buruk dengan cara mendefinisikan masalah sebagai kondisi atau peristiwa yang berbahaya atau dapat membahayakan perusahaan, atau yang bermanfaat atau dapat memberi manfaat. Pembuatan keputusan (decision making) yaitu tindakan memilih di antara berbagai alternatif solusi pemecahan masalah.

      Fase-fase penyelesaian masalah

      Menurut Hebert A. Simon, dalam proses pemecahan masalah ada 4 aktivitas yang dilakukan para        manajer dan pengambil keputusan lainnya, yaitu;

·       Aktivitas inteligen. Mencari di sekitar lingkungan kondisi yang harus dipecahkan.

·    Aktivitas perancangan. Menemukan, mengembangkan, dan menganalisis tindakan-tindakan yang mungkin dilakukan.

·       Aktivitas pemilihan. Memilih tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia.

·       Aktivitas pengkajian. Memeriksa pilihan-pilihan yang lalu.

Kerangka Pikiran Pemecahan Masalah

Kerangka berpikir perusahaan sebagai suatu sistem yang mengidentifikasi elemen-elemen penting yang harus ada serta aliran data, informasi, dan keputusan yang menghubungkan elemen-elemen tersebut.

Pendekatan Sistem

Pendekatan sistem yaitu sederetan langkah yang dikelompokkan ke dalam tiga tahap yaitu:

·         Upaya persiapan

·         Upaya pendefinisian

·         Upaya pemecahan

Pentingnya Cara Pandang Sistem

Cara pandang secara sistem akan:

1.  Mencegah manajer agar tidak bingung karena kompleksitas struktur organisasi dan detail pekerjaan.

2.      Menekankan pentingnya memiliki tujuan yang baik.

3.      Menekankan pentingnya semua bagian organisasi untuk bekerja sama.

4.      Mengangkat hubungan antara organisasi dengan lingkungannya.

5.    Menempatkan nilai tinggi pada informasi yang didapatkan dari input yang hanya dapat dicapai melalui sistem perputaran tertutup.

1.      Membangun Konsep

Elemen Proses Pemecahan Masalah

Solusi masalah sistem adalah solusi yang membuat sistem tersebut memenuhi tujuannya dengan paling baik, seperti yang dicerminkan dalam standar kinerja sistem. Standar ini menggambarkan situasi yang diinginkan apa yang harus dicapai sistem tersebut.sebagai tambahan manajer harus memiliki informasi yang menggambarkan keadaan saat ini apa yang dicapai sistem tersebut sekarang ini. Jika dua keadaan ini berbeda maka ada masalah yang menjadi penyebabnya dan harus dipecahkan.

Memilih Solusi yang Baik

Herry Mintzberg seorang ahli teori mamnajemen, telah mengidentifikasi tiga pendekatan.

·         Analisis

Evaluasi pilihan-pilihan secara sistematis dengan mempertimbangkan konsekuensi pilihan-pilihan tersebutpada tujuan organisasi.

·         Penilaian

Proses pemikiran yang dilakukan oleh seorang manajer.

·         Penawaran

Negoisasi antara beberapa manajer.

Permasalahan Versus Gejala

Kita dapat menghabiskan banyak waktu dan uang untuk menyelesaikan permasalahan yang salah atau sesuatu yang sesungguhnya bukanlah suatu masalah. Gejala merupakan suatu kondisi yang di hasilkan masalah. Seringkali gejala lebih mudah terlihat oleh manajer dibanding masalah.

Struktur Permasalahan

Seorang manajer dapat memahami beberapa masalah lebih baik dibandingkan yang lain. Masalah mengenai beberapa banyak persediaan yang harus dipesan merupakan sebuah contoh permasalahan yang dapat dipahami dengan baik oleh seorang manajer.

·     Terstruktur (structure problem) terdiri atas unsur dan hubungan antara berbagai elemen yang semuanya dipahami oleh orang yanng memecahkan masalah.

·      Masalah yang tidak terstruktur (unstructured problem) adalah masalah yang tidak memiliki elemen atau hubunganantar elemen yang dipahami oleh orang yang memecahkanmasalah.

·      Masalah semi terstruktur (semistructured problem) adalah masalah yang terdiri atas beberapa elemen atau beberapa hubungan yang dipahami oleh si pemecah pemecah dan beberapa yang tidak dapat dipahami.

Jenis Keputusan

Herbert A. Simon menemukan metode untuk mengklasifikasikan keputusan. Ia percaya bahwa keputusan terletak pada suatu kontinum. Dengan keputusan yang terprogram pada suatu sisi dan pada suatu yang tidak terprogram disisi yang lain. Putusan terprogram (programmed decision) bersifat relatif dan rutin dalam hal prosedur tertentu digunakan unuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perl;u dianggap de novo (baru) setiap kali terjadi. Keputusan yang tidak terprogram (nonprogrammed decision) bersifat baru tidak terstruktur , dan penuh konsekuensi. Simon menjelaskan bahwa dua jenis keputusan tersebut hanyalah merupakan gambaran hitam putih dari kontinum tersebut dan bahwa kebanyakan masalah terletak diwilayah abu-abu. Namun konsep terprogram dan tidak terprogram penting untuk diketahui, karena masing – masing harus ditangani dengan teknik yang berbeda.

3.    PEMODELAN MATEMATIKA

     Model adalah abstraksi dari sesuatu. Model mewakili suatu objek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity). Manajer menggunakan model untuk mewakili permasalahan yang harus diselesaikan. Objek atau aktivitas yang menyebabkan masalah disebut dengan entisitas.

a.      Jenis Model

Terdapat empat jenis dasar model :

1)      Model fisik

Model fisik (physical model) merupakan gambaran tiga dimensi entesitasnya. Model fisik yang digunakan di dunia bisnis mencakup model skala pusat perbelanjaan dan prototipe mobil baru. model fisik dibuat untuk mencapai tuuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda sesungguhnya. Sebagai contoh, model fisik memungkinkan desainer untuk mengevaluasi desain objek, seperti pesawat terbang, dan membuat perubahan-perubahan sebelumnya konstruksi sesungguhnya karena ini akan menghemat waktu dan uang.

2)      Model Naratif

Model naratif (narrative model), yang menggambarkan entitas dengan kata-kata yang terucap atau tertulis. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehingga membuat model naratif jenis model yang paling populer.

3)      Model grafis

Model grafis (graphic model) menggambarkan entitasnya dengan abstraksi garis, simbol, atau bentuk. Model grafis figur 11.4 menggambarkan salah satu konsep yang paling populer di dalam bisnis dalam jumlah pemesanan ekonomis. Jumlah pemesanan ekonomis (economic order quantity – EOQ) adalah jumlah optimum penambahan stok yang harga dipesan dari pemasok. EOQ menyeimbangkan biaya pembelian stok dan biaya untuk mentimpannya hingga stok tersebut digunakan atau dijual. Garis menurun dari kiri di dalam gambar menunjukan biaya pembelian per unit, yang menurun ketika jumlah pemesanan meningkat. Garis yang naik dari kiri ke kanan menunjukkan bagaimana biaya penyimpanan meningkat secara linear ketika jumlah pemesanan meningkat. Kedua biaya tersebut kemudian ditambahkan agar menghasilkan kurva biaya total. Titik rendah pada kurva biaya total adalah EOQ.

Figur 11.4

Model Grafis Konsep Economic Order Quantity

4)      Model Matematis

Setiap rumus atu persamaan matematika adalah model matematis (mathematical model). Kebanyakan model matematika yang digunakan manajer bisnis sama kompleksnya dengan yang digunakan untuk menghitung EOQ :

     Dimana P adalah biaya pembelian per unit (dalam dolar), S adalah penjualan per tahun (dalam unit), dan M adalah biaya penyimpanan tahuan per unit (dalam dolar).biaya penyimpanan mencakup semua biaya yang tejadi penyimpanan barang, seperti asuransi, kerusakan, dan kehilangan karena pencurian.

b.      Penggunaan Model

Keempat jenis model memberikan pemahaman dan memfasilitasi komunikasi. Selain itu model matematis memiliki kemampuan prediktif.

1)      Memberikan Pengertian

Model ini biasanya lebih sederhana dibandingkan entitasnya yaitu obyek atau proses. Setelah model yang sederhan dapat dipahami, model tersebut secara bertahap dapat dibuat lebih kompleks sehingga dapat mewakili entitasnya secara lebih kompleks. Tetapi, model tersebut hanya dapat mewakili entitasnya : model tersebut tidak benar-benar berlaku seperti entitas sesungguhnya.

2)      Memfasilitasi Komunikasi

   Keempat jenis model dapat mengomunikasikan informasi secara akurat dan cepat kepada orang-orang yang memahami makna bentuk, kata-kata, grafis, dan matematis.

3)      Memprediksi Masa Depan

Ketepatan yang ditunjukkan model matematis untuk mewakili entitasnya merupakan kemampuan yang tidak terdapat pada model lain. Model matematis dapat memprediksi apa yang akan terjadi di masa depan, namun tidak 100 persen akurat. Karena asumsi biasanya harus dibuat berdasarkan banyaknya data yang dimasukkan ke dalam model tersebut, manajer harus menggunakan penilaian dan intuisi dalam mengevaluasi outputnya.

c.       Kelas Model Matematis

Model matematis dapat diklasifikasikan ke dalam tiga dimensi : pengauh waktu, tingkat keyakinan, dan kemampuan untuk mencapai optimasasi.

1)   Model Statis atau Dinamis

Tidak melibatkan waktu sebagai salah satu variabel. Model ini berkenaan dengan situasi pada waktu tertentu. Model ini bersifat sperti cuplikan keadaan. Model yang melibatkan waktu sebagai salah satu variabel disebut model dinamis (dynamic model). Model ini menggambarkan perilaku entitas seiring dengan waktu, seperti gambar bergerak atau film.

2)   Model Optimasi atau Subortimasi

Model yang memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif yang ditampilkan. Agar suatu model dapat melakukan hal ini, masalah tersebut harus terstruktur dengan amat baik. Model ini sering kali disebut model pemuas (satisficing model) yang memungkinkan seorang manajer untuk memasukkan seperangkat keputusan.

d.      Simulasi

Tindakan menggunkan model disebut dengan simulasi (simulation). Simulasi terjadi dalam skenario tertentu dan memprediksi dampak keputusan orang yang memcahkan masalah tersebut.

1)   Skenario (scenario)

Digunakan untuk menggambarkan kondisi yang memegaruhi simulasi. Model ini dapat didesain sedemikian rupa sehingga elemen data skenario berbentu variabel, sehingga memungkinkan penentuan nilai-nilai yang berbeda.

2)   Variabel Keputusan

Nilai input yang dimasukkan manajer untuk mengukur dampak pada entitas.

e.       Teknik Simulasi

Model ini menghasilkan solusi yang terbaik menggunakan skenario tertentu dan variabel-variabel keputusan. Setiap kali model ini dijalankan, hanya satu dari beragam variabel keputusan yang harus diubah agar pengaruhnya dapat terlihat. Dengan cara ini, pemecah masalah secara sistematis dapat menemukan kombinasi keputusan yang akan menghasilkan solusi masalah.

f.       Format Ouput Simulasi

Yang melibatkan berbagai elemen skenario dan variabel keputusan pada layar atau halaman yang sama seperti output merupakan praktik baik.

g.      Contoh Pemodelan

Eksekutif perusahaan dapat menggunakan model matematis untuk membuat beberapa keputusan kunci. Para eksekutif ini dapat menyimulasikan dampak dari :

1)   Harga Produk

2) Jumlah investasi pabrik yang dibutuhkan untuk menyediakan kapasitas untuk memproduksi produk

3)  Jumlah yang akan diinvestasikan dalam aktivitas pemasaran, seperti iklan dan penjualan langsung

4)   Jumlah yang akan diinvestasikan dalam penelitian dan pengembangan

h.      Input Model

Beberapa elemen tersebut berhubungan dengan perusahaan yang berkapasitas pabrik, jumlah unit yang diproduksi, nilai nominal bahan baku, dan seterusnya. Elemen yang lain berhubungan dengan pengaruh dari lingkungan perusahaan indeks ekonomi, indeks musiman, harga kompetitor, dan pemasaran kompetitor.

i.        Output Model

Aktivitas kuartal selanjutnya (Kuartal 1) sudah disimulasikan, dan laba setelah pajak ditunjukkan pada layar. Para eksekutif mempelajari angka ini dan membuat keputusan untuk digunakan pada Kuartal 2. Keputusan ini dimasukkan, dan simulasi diulangi. Proses ini berlanjut hingga keempat kuartal telah disimulasikan.

j.        Kelebihan dan Kelemahan Pemodelan

Manajer yang menggunakan model matematika bisa mendapatkan manfaat melalui hal-hal berikut :

1)      Proses pemodelan dapat menjadi pengalaman belajar

2)  Kecepatan proses simulasi memungkinkan sejumlah besar alternatif dapat dipertimbangkan dengan cara memberikan kemampuan untuk mengevaluasi dampak keputusan yang singkat

3)    Model memberikan kemampuan prediksi pandangan ke masa depan yang tidak dapat diberikan oleh metode penyedia informasi lain

4)       Model tidak semahal upaya uji coba.

Kelebihan pemodelan ini dapat berkurang karena dua kelemahan dasar :

1)   Kesulitan untuk membuat model sistem bisnis akan menghasilkan model yang tidak mencakup semua pengaruh terhadap entitas.

2)   Kemampuan matematis tingkat tinggi dibutuhkan untuk merancang model yang lebih kompleks

4.    SISTEM PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN KELOMPOK

        Telah menjadi fakta umum bahwa para manajer jarang memecahkan masalah sendiri. Menyadari fakta ini para pengembang sistem telah mengadaptasi DSS ke dalam pemecahan masalah secara kelompok.

1)      Konsep GDSS

Sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok adalah sistem berbasis komputer yang membantu sekelompok orang melakukan tugas (mencapai tujuan) yang sama dan memberikan anatarmuka untuk digunakan bersama. Istilah ini antara lain sistem pendukung kelompok )group support system­ – GGS), kerja sama berbantuan komputer (computer-supported cooperative work – CSCW), dukungan kerja kolaboratif terkomputerisasi (computerized collaborative work support), dan sistem pertemuan elektronik (electronic meeting system – EMS).

2)      Bagaimana GDSS Membantu Pemecahan Masalah

Asumsi yang mendasari GDSS adalah komunikasi yang lebih baik memungkinkan dibuatnya keputusan yang lebih baik. Komunikasi yang lebih baik dapat dicapai dengan menjaga agar diskusi kelompok tetap terfokus pada masalah yang dibicarakan, sehingga waktu tidak terbuang sia-sia. Ekstra waktu yang dimiliki dapat digunakan untuk mendiskusikan masalah secara lebih mendetail, sehingga didapatkan definisi masalah yang lebih baik atau, ekstra waktu yang dimiliki dapat digunakan untuk mengidentifikasi alternatif-a;ternatif yang sebelumnya tampak tidak mungkin. Evaluasi alternatif yang lebih baik banyak akan meningkatkan kesempatan untuk mendapatkan solusi yang lebih baik.

 llI.      PENUTUP

KESIMPULAN

     Dengan berkembangnya sarana dalam proses penyelesaian suatu masalah di era sekarang ini, maka dalam pengambilan keputusan dapat menggunakan sistem pendukung. Disini para manajer membuat beragam keputusan dalam menyelesaikan suatu masalah. Manajer dapat menggunakan empat aktivitas dalam menyelesaikan masalah yaitu : intelejen, perangcangan, pemilihan, dan pengkajian. Jika manajer dalam pengambilan keputusan dengan mengambil cara pandang sistem dan mengikuti pendekatan sitem, maka manajer dapat menggunakan model sistem umum suatu perusahaam atau model lingkunga. Tujuan dari mengambil cara pandang ini adalah untuk memberi kesempatan kepada organisasi untuk bekerja sebagi sistem yang efektif dan efesien.

     Dalam proses penyelesaian masalah maka kita perlu mengetahui tentang elemen penting untuk pengambilan suatu keputusan yaitu dengan cara masing-masing memberikan status yang diinginkan dan status saat ini dan para manajer dapat mempertimbangkan berbagai solusi alternatif sekaligus memikirkan batasnnya. Dengan melakukan proses ini, maka solusi terhadap suatu masalah dapat dicapai dengan melalui analisi, peniliaian, atau penawaran. Tidak hanya itu saja, manajer juga harus membuat keputusan yang terprogram atau tidak terprogram. Yang mana dalam keputusan yang terprogram, manajer dapat mengetahui solusi tersebut akan berhasil. Sedangkan dalam keputusan yang tidak terprogram manajer dapat membuat solusi khusus.

     Tindakan menggunakan model simulasi. Manajer disini diharuskan untuk memasukkan elemen data skenario dan variabel keputusan. Karena pemodelan ini dapat memberikan pengalaman pembelajaran, memberikan pertimbangan akan sejumlah besar alternatif, memprediksi masa depan, dan memungkinkan beberapa masalah untuk diselesaikan dengan biaya yang lebih rendah. Namun pemodelan ini, sering kali sulit untuk membuat model sistem bisnis dan kemampuam matematika yang tinggi dibutuhkan untuk membuat suatu model yang kompleks. Dengan adanya lembar kerja elektronik maka dapat digunakan untuk membuat model dengan ukuran yang cukup besar.

REKOMENDASI MANAJERIAL

1.  Sebaiknya para manajer dalam proses penyelesaian suatu masalah tidak hanya dengan menggunakan empat aktivitas yaitu intelijen, perancangan, pemilihan, dan pengkajian. Melainkan dengan menggunakan pendekatan sistem pada suatu perusahaan.

2. Disini manajer sebaiknya juga menggunakan pemilihan alternatif dalam menyelesaikan suatu masalah dengan melalui analisis, penilaian, atau penawaran agar dapat menemukan sebuah solusi.

3.  Sebaiknya manajer dapat membuat keputusan yang terprogram atau tidak terprogram. Denganmenggunakan keputusan yang terprogram maka akan mendapatkan solusi yang diketahui akan berhasil. Selain itu jika menggunakan keputusan yang tidak terprogram makan akan mendapatkan solusi yang dibuat khusus untuk manajer dalam perusahaan.

4.     Manajer sebaiknya juga menggunakan sistem DSS dalam menyelesaikan suatu masalah yang telah menyulitkan pemrosesan komputer. Dengan adanya program ini maka dapat membantu si manajer dalam menyeleaikan masalah yang semiterstruktur.

5.    Manajer sebaiknya juga menggunakan sistem simulasi, karena disini sistem simulasi sangat diharuskan untuk manajer dalam memasukkan elemen data skenario dan variabel keputusan dalam pengambilan suatu keputusan.