PENYELARASAN ANTARA PERENCANAAN BISNIS DENGAN PERENCANAAN SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

 I.   PENDAHULUAN

Penyelarasan IT dengan strategi bisnis merupakan masalah yang telah lama dihadapi. Strategi bisnis merupakan bagaimana sebuah perusahaan memposisikan dirinya secara dan menjalankan bisnisnya dengan cara yang berbeda dengan perusahaan lain. Karena strategi memposisikan kegiatan bisnis dijalankan secara berbeda dengan perusahaan lain, maka diperlukan dukungan teknologi informasi (IT) yang berbeda pula. Strategi pengembangan IT harus memiliki keselarasan dengan strategi bisnis yang dijalankan oleh perusahaan. Dalam melakukan penyelarasan IT, perlu melakukan pertimbangan arah strategi bisnis yang jelas, komunikasi, komitmen dan itegrasi dari masing – masing fungsi yang ada dalam perusahaan. Enterprise Architecture digunakan sebagai cetak biru dari perancangan infrastruktur sistem informasi agar dapat memenuhi kebutuhan dalam kegiatan bisnis yang dilakukan oleh perusahaan. Perubahan dalam lingkungan bisnis menyebabkan diperlukannya penilaian keselarasan IT dan strategi bisnis ini secara berkala.

Dalam membuat suatu strategi aplikasi tidak hanya memfokuskan pada analisis terhadap teknologi informasi saja tetapi jaur yang efektif untuk menghasilkan keuntungan dari teknologi adalah dengan mengkonsentrasikan pada pemikiran tentang bisnis yang ada dan perubahan lingkungan serta menyadari strategi yang akan diterapkan oleh perusahaan tersebut. Hubungan antara strategi bisnis, strategi, dan teknologi informasi yang terintegrasi dengan strategi bisnis perusahaan. Untuk merencanakan suatu strategi terlebih dahulu perlu diketahui kondisi lingkunganya, dan informasi apa saja yang di butuhkan oleh perusahaan. Penyelarasan strategi sistem informasi dan sasaran dari organisasi akan berdampak pada strategi organisasi kedepanya. Ada dua pandangan untuk melihat hubungan antara teknologi dengan bisnis perusahaan.

  II.   PEMBAHASAN

1.      PENDAHULUAN

Perencanaan strategik sistem teknologi informasi dibutuhkan karena perusahaan menggunakan sistem teknologi informasi untuk mengimplementasikan strategi bisnis untuk memenangkan persaingan. Karena sistem teknologi informasi digunakan untuk mengimplementasikan strategi perusahaan, maka sistem-sistem teknologi informasi yang dibangun harus dapat mencapai tujuan dari perusahaan yang sudah ditentukan dari perencanaan strategik bisnis. Oleh karena itu, perencanaan strategik sistem teknologi informasi harus dilakukan selaras dengan perencanaan strategik bisnis untuk membuat sistem-sistem teknologi informasi yang dibangun mengenai sasaran-sasarannya.

2.      PENYELARASAN

Penyelarasan (alignment) didefinisikan oleh Luftman dan Brier (1999) sebagai penerapan sistem teknologi informasi diwaktu dan cara yang tepat dan harmoni dengan strategi-strategi, tujuan-tujuan dan kebutuhan-kebutuhan bisnis. Pertanyaan yang sering diajukan dari penyelarasan ini adalah bagaimana cara melakukannya dan bagaimana urutannya, perencanaan strategik sistem teknologi informasi (PSSTI) mengikuti perencanaan strategik bisnis (PSB) yang mengikuti perencanaan strategik sistem teknologi informasi (PDDTI). Pertanyaan lainnya adalah faktor-faktor apa yang mempengaruhi keselarasan ini.

3.      PENTINGNYA KESELARASAN

Telah dijelaskan bahwa sistem teknologi informasi yang dibangun di organisasi tidak boleh berdiri sendiri tanpa tujuan yang jelas. Sisem teknologi informasi ini harus dapat mencapai tujuan dari perusahaan. untuk dapat mencapai sasarannya, yaitu mencapai tujuan perusahaan, maka perencanaan strategik sistem teknologi informasi (PSSTI) harus diselaraskan dengan perencanaan strategik bisnis (PSB).

Rockart et al. (1996) menunjukan bahwa pperan manajer STI yang paling utama adalah menyelaraskan strategi bisnis dan strategi STI secara komunikasi dua arah.  Peran kedua adalah menciptakan hubungan yang efektif dengan manajemen lini. Peran lainnya dapat dilihat ditabel berikut ini

Tabel 12.1 Peran manajer STI

1.      Menyelaraskan strategi bisnis dan STI secara dua arah 2.      Menciptakan hubungan yang efektif dengan manajemen lini 3.      Merencanakan, merancang dan mengimplementasikan sistem-sistem baru 4.      Membangun dan mengelola infrastruktur 5.      Meningkatkan keahlian organisasi STI 6.      Mengelola kerjasana dengan pemasok 7.      Membangun kinerja yang tinggi 8.      Mendesain ulang dan mengelola organisasi STI

Hasil-hasil dari studi lainnya juga menunjukan bahwa pentingnya melakukan integrasi antara PSB (perencanaan strategik bisnis) dengan PSSTI (perencanaan strategik sistem teknologi informasi). Hal ini juga terlihat bahwa dari beberapa isu yang dihadapi oleh eksekutif sistem teknologi informasi, penyelarasan ini termasuk dalam rangking isu yang paling penting menurut ekskutif.

Keselarsan juga berhubungan dengan kinerja dari sistem teknologi infromasinya. Chan dan Huff (1993) menemukan bukti bahwa penyelarasan antara perencanaan strategik sistem teknologi informasi (PSSTI) dengan perencanaan strategik bisnis (PSB) secara konsisten berhubungan dengan efektivitas sistem teknologi informasi.

4.      MODEL KESELARASAN

Model keselarasan anatar sisten teknologi informasi dengan strategi bisnis yang popular adalah yang diusulkan oleh Henderson dan Venkatraman (1999). Model keselarasan strategi merkea berbasis pada dua asumsi dasar, yaitu sebagai berikut ini:

1.      Kinerja ekonomis perusahaan secara langsung berhubungan dengan kemampuan manajemen untuk menciptakan suatu kecocokan strategik (strategic fit) antara posisi organisasi di arena pasar-produk yang kompetitif dan rancangan struktur administrative yang tepat untuk mendukung eksekusi strateginya. Asumsi ini secara umum konsisten dengan aksioma yang sudah di terima umum bahwa pemilihan-pemilihan strategi didomain  eksternal dan internal harus konsisten.

2.      Kecocokan strategik (strategic fit) adalah proses yang dinamik. Pemilihan-pemilihan yang secara fundamental strategik yang dibuat oleh perusahaan akan menimbulkan tindakan-tindakan prakarsa yang berakibat pada respon-respon berikutnya. Dengan asumsi ini bearti keselarasan strategik (strategic alignment) adalah bukan suatu peristiwa (event) sesaat saja, tetapi lebih ke suatu proses perubahan dan adaptasi yang berkelanjutan.

Model keselarasan ini dikembangkan Henderson dan Venkatraman (1999) disebut dengan Model Keselarasan Strategik (MKS) atau Strategic Alignment Model (SAM) yang tampak pada gambar berikut ini:

sebagai berikut:

1.  Yang disebut dengan domain eksternal (external domain) adalah arena bisnis dimana perusahaan berkompetisi dan berhubungan dengan keputusan-keputusan penentuan strategi untuk membedakan perusahaan dengan pesaing-pesaingnya.

2.      Kebalikannya, yang disebut dengan domain internal pilihan tentang struktur administrative (misalnya struktur organisasi fungsional atau matrik), pemilihan rancangan atau rancangan ulang dari proses-proses bisnis (misalnya pengiriman produk, pengembangan produk, pelayanan pelanggan, penjamin kualitas), dan juga termasuk kegiatan-kegiatan sumber daya manusia (misalnya mendapatkan, mengembangkan keahlian tenanga manusia) untuk mencapai kompetensi organisasi.

Model ini juga didasarkan pada dua blok bangunan (building blocks), yaitu kecocokan strategik (strategic fit) dan integrasi fungsional (fungsional integration) sebagai berikut ini:

1.      Kecocokan strategik (strategic fit) adalah pemilihan strategi yang paling cocok baik untuk eksternal maupun internal domain. Pemilihan strategi domain dengan memeprhatikan domain eksternal bukan bearti domain internal tidaak penting. Ketidakmampaun mengintegrasikan kecocokan antara domain eksternal dan internal dari strategi bisnis menyebabkan strategi bisnis tidak berjalan dengan semestinya.dengan demikian juga ketidakmampuan mengintegrasikan kecocokan antara dominan eksternal dan internal dari strategi sistem teknologi informasi akan menyebabkan kegagalan mendapatkan manfaat dari investasi sistem teknologi informasinya.

2.      Integrasi fungsional (fungsional integration) merupakan integrasi strategi-strategi dari dua fungsi yaitu bisnis dan sistem teknologi informasi. Integrasi fungsional menunjukan seberapa jauh integrasi antara strategi bisnis sudah sesuai dengan strategi sistem teknologi informasi.

Integrasi fungsional (fungsinal integration) dapat dipisahkan menjadi dua macam integrasi antara bisnis dan sistem teknologi informasi sebagai berikut ini:

1.      Integrasi strategik (strategic integration)

Integrasi strategik menggandengkan antara strategi bisnis dengan strategi sistem teknologi informasi dengan penekanan pada domain eksternal.

2.      Integrasi operasional (operasional strategy)

Integrasi operasional berhubungan dengan domain internal, yaitu hubungan antara infrastruktur dan proses-proses organisasional dengan infrastruktur dan proses-proses sistem teknologi informasi. Integrasi ini menunjukan koherensi internal.

5.      PROSES KESELARASAN

Dengan kombinasi domain internal, domain eksternal, integrasi strategik dan integrasi strategik dan integrasi operasional, model keselarasan strategik atau strategic alignment model (SAM) oleh Hendersson dan Venkatraman (1999) menawarkan empat macam perspektif proses keselarasan lintas domain, yaitu eksekusi strategi (strategi execution), transformasi teknologi (technology transformation), potensial kompetitif (competitive potential) dan level pelayanan (service level). Dua perspektif pertama merupakan perspektif yang didominasi oleh strategi bisnis, yaitu strategi bisnis sebagai pemicu (driver) yang mempengaruhi strategi sistem teknologi informasi. Dua perspektif terakhir adalah kebalikannya, strategi sistem teknologi informasi lebih dominan, yaitu strategi sistem teknologi informaasi sebagai pemampu (enabler) yang mempengaruhi strategis bisnis.

       1.      Perspektif pertama: eksekusi strategi (strategy execution).

Gambar: proses keselarasan eksekusi strategi.

Proses ini dimulai dari kenyataan bahwa strategi bisnis telah diterapkan terlebih dahulu dan menjadi pemicu untuk menentukan infrastruktur dan proses-proses di organisasi supaya strategi dapat dicapai. Untuk mendukung proses-proses organisasi, maka infrastruktur dan proses-proses sistem teknologi informasi mengikutinya. Peran  manajemen bisnis dan manajemen sistem teknologi informasi sangat menentukan keberhasilan strategi. Manajer puncak bisnis berperan sebagai pemorfulasi strategi (strategy formulator). Peran dari manajer sistem teknologi informasi adalah pengimplementasikan strategi (strategy implementor). Pengukuran kesuksesan fungsi sistem teknologi informaasi didasarkan pada pengukuran suatu pusat biayai (cost center).

      2.      Perspektif kedua: transformasi teknologi (technology transformation).

Gambar: proses keselarsan transformasi teknologi.

Proses ini dimulai dari kenyataan bahwa strategi bisnis telah ditetapkan terlebih dahulu dan menjadi pemicu untuk menentukan strategi sistem teknologi informasi. Proses ini tidak tergantung dari infrastruktur atau proses di organisasi, tetapi lebih mengandalkan kepada kompentensi sistem teknologi informasi yang dapat menghaasilkan keunggulan kompetitif di pasar. Strategis sistem teknologi informasi kemudian menentukan bentuk infrastruktur dan proses-proses dari sistem teknolo gi informasi. Peran dari manajer puncak adalah menyediakan visi sistem teknologi informasi (IT visionary). Peran manajer sistm teknologi informasi adalah arsitek dari teknologi (technology architect), yaitu merencanakan dan membangun infrastrkutur-infrastruktur sistem teknologi informasi sesuai dengan visi STI. Pengukuran kinerja adalah kepemimpinan teknologi (technology leadership) dengan pengukuran menggunakan tolok ukur (benchmark) keberhasilan sejenis di pasar.

     3.      Perspektif ketiga: potensial kompetitif (competitive potential)

Gambar: Proses Keselarasan Potensial Kompetitif

Proses ini dimulai dari kenyataan bahwa sistem teknologi informasi dalah pemampu (enalaber) untuk dapat memenagkan persaingan. Strategi sistem teknologi inormasi tekonologi informasi akan mempengaruhi strategi bisnis. Strategi bisnis kemudian akan menentukan infrastruktur dan proses-proses bisnis untuk mencapai visi bisnis (business visionary), yiaitu seorang yang mampu mengartikulasikan munculnya kampuan-kemampuan sistem teknologi informasi yang dapat merubah struktur persaingan pasar dan melihat dampkanya pada bisnis. Peran manajer sistem teknologi informasi adalah katalis (catalyst), yaitu seorang yang membantu manajer bisnis puncak untuk memahami kesempatan-kesempatan dan ancamana-ancaman potensial dari sistem teknologi infromasi. Pengukuran kinerja adalah kepemimpinan bisnis (business leadership) dengan ukuran keberhasilan pangsa pasar dan pertumbuhan produk.

     4.      Perspektif kempat level pekayaran (service level)

Gambar:proses keselarsan level pelayanan

 

Proses ini dimulai dari kenyataan bahwa sistem teknologi informasi adalah pemampu (enabler) untuk dapat memenagkan persaingan dan perusahaan berkeinginan untuk membangun organisasi pelayanan berbasis sistem teknologi informasi terbaik didunia. Strategi sistem teknologi informasi akan mempengaruhi infrastruktur dan proses-proses sistem teknologi informasi. Infrastruktur dan prose-proses bisnis mengikuti infrastruktur dan proses-proses sistem teknologi informasi. Peran dari manajer puncak adalah sebagai prioritizer, yaitu seorang yang mampu mengalokasikan seberapa baik sumber-sumber daya langka ke infrastruktur bisnis dan infrastruktur sistem teknologi informasi. Peran manajer sistem teknologi informasui adalah kepemimpinana eksekutif (executive leadership), yaitu seorang yang akan membbuat proses pelayanan internal bisnis berhasil dengan petunjuk operasional dari manajemen puncak. Pengukuran kinerja adalah kepuasan pelanggan (customer satisfaction).

            King (1978) merupakan yang pertama melakukan penelitian tentang keselarsan anatara PSB (Perencanaan Strategik Bisnis) dengan PSSTI (Perencanaa Strategik Sistem Teknologi Informasi). King (1978) memberikan konsep keselarsan secara urut satu arah, yaitu dari PSB ke PSSTI. Martin et al. (2005) juga menunjukan proses satu arah urut keselarsan dari PSB ke PSSTI seperti tampak pada gambar berikut ini 

Gambar diatas ini menunjukan bahwa PSB mempengaruhi PSSTI yang terlihat drai arah panahnya. Terlihat bahwa visi bisnis mempengaruhi visi infimasi, rencana strategik bisnis mempengaruhi rencana strategik sistem teknologi informasi dan rencana operasional bisnis dan anggaran-anggaranya mempengaruri rencana operasional sistem teknologi informasi dan anggaran-anggarannya.

Telaaah literature lebih lanjut menunjukan adanya macam keselarasan atau integrasi yaitu sebagai berikut ini:

      1.  Integrasi administrasi (administrastive integration)

    Integrasi ini menunjukan hubungan yang sangat lemah anatara PSB dan PSSTI yang bearti tidak ditemukan usaha yang signifikan dari penggunaan sistem teknologi informasi untuk mendukung rencana-rencana bisnis.

     2.   Integrasi urut satu arah (one-way sequential integration)

     Integrasi ini menunjukan hungan integrasi satu arah dari PSB ke PSSTI yang bearti PSSTI dilakukan untuk mendukung rencana-rencana beisni.

    3.   Integrasi bolak-balik dua arah (two-way reciprocal integration)

     Integrasi ini menunjukan hubnungan integrasi dua arah dari PSB ke PSSTI dan sebalinya dari PSSTI ke PSB yang bearti PSSTI dilakukan untuk mendukung dan sekaligus mempengaruhi rnecana-rencana bisnis.

    4.   Integrasi penuh (full integration).

   Integrasi ini menunjukan tidak ada perbedaan antara PSB dan PSSTI dan keduanya dilakukan bersamaan didalam satu perencanaan yang terintegrasi.

6.      JALUR EVOLUSI KESELARASAN

Penelitian Teo dan King (1997) juga menyelidiki apakah tipe integrasi bersifat tetap atau berevolusi dari satu tipe integarasi ke tipe integrasi yang lain. Sebanyak 37 perusahaan dari 157 smapel perusahaan idak pernah berpindah tipe integrasi.

Hasil penelitian ini juga menujukan bahwa sebanyak 91 perusahaan mengalami evolusi perpindahan tipe integrasi urut dengan tahapan tidak melompati tipe integrasi lainnya. Dari 91 perusahaan, sebanayak 52 perusahaan (33,1% dari 157 perusahaan sampel) mengalami evolusi urut dari awal,  mulai dari tipe integrasi administratif ke tipe integrasi urut satu-arah, sebanyak 36 perusahaan (22,9%) menegalami evolusi urut dari awal muliai dari tipe integrasi administrative ke tipe ingegrasi urut sati-arah, ketipe integrasi bolak-balik dua arah, dank e tipe interasi penuh.

Hasil dari peneltian ini juga menunjukan ada sebanyak 3perusahaan yang mengalami evolusi tipe intgerasi tidak urutr. Dari 31 perusahaan ini, sebnayak 1 perushaan (0,6%) menglami evolusi dari tupe integrasi administrative, ke tipe integrasi urut saru arah dank e tipe integrasi penuh (meloncati tipe integrasi bolak-balik dua arah). Sebanyak 8 perusahaan (5,1%) mengalami evolusi dari tipe intgrasi administrative, ke tipe integrasi  bolak-balik dua-arah (meloncati tipe integrasi urut satu-arah). Sebanyak 1 perusahaan (0,6%) mengalami evolusi dari tipe integrasi administratif, ke tipe integrasi penuh (meloncati tipe integrasi urut satu-arah da tipe intgerasi bolak-balik dua-arah). Sebnayak 15 bperusahaan (9,6%) mangalami evolusi dari tipe integrasi urut satu-arah ke tipe integrasi bolak-balik dua arah (meloncati tipe integrasi administrative). Sebnayak 1 perusahaan (0,6%) mengalami evolusi dari tipe integrasi bolak-balik dua arah ke tipe integrasi penuh (meloncati tipe integrasi administrastif dan tipe integrasi urut satu-arah).

Hampir semua perusahaan mengalami evolusi tipe integrainya dan beberapa tidak mengalami evolusi. Hanya tiga perusahaan (1,9%) ditemukan mengalami evolusi terbalik, yaitu dari tioe integrasi bolak-balik dua arah mundur kembali ke tipe integrasi urut satu-arah.

  III.            PENUTUP

KESIMPULAN

Dalam melakukan sistem teknologi informasi perusahaan perlu merencakan strategi untuk mengimplementasikan strategik bisnis untuk memenangkan persaingan. Oleh karena itu, perencanaan strategik sistem teknologi informasi harus dilakukan selaras dengan perencanaan strategik bisnis untuk membuat sistem-sistem teknologi informasi yang dibangun mengenai sasaran-sasarannya.

 Keselarasan ini sangat penting untuk dapat mencapai sasarannya yaitu untuk mencapai tujuan perusahaan, maka perencanaan strategik sistem teknologi informasi (PSSTI) harus diseleraskan dengan perencanaan strategik bisnis (PSB). Hal ini juga terlihat bahwa dari beberapa isu yang dihadapi oleh eksekutif sistem teknologi informasi, penyelarasan ini termasuk dalam rangkin isu yang paling penting. Dalam keselerasan startegi dapat diasumsikan menjadi 2 yaitu kinerja ekonomis perusahaan secara langsung dan kecocokan strategik. Sehingga perusahaan dapat memilih strategik mana yang harus diterapkan dalam perusahaan agar mendapatkan suatu perubahan dan adaptasi berkelanjutan.

 Untuk membuat strategi bisnis maka perusahaan perlu menerapkan dua perspektif  pertama yaitu eksekusi strategi dan transformasi teknologi karena strategi bisnis disini sebagai pemicu  yang mempengaruhi strategi teknologi informasi sehingga perusahaan perlu mencegah adanya pengaruh di dalam sistem teknologi informasi. Selanjutnya untuk membuat strategi sistem teknologi informasi maka perusahaan perlu menerapkan dua perspektif terakhir yaitu potensial kompetitif dan level pelayanan karena strategi teknologi informasi ini lebih dominan sebagai pemampu yang mempengaruhi strategi bisnis.

Jadi untuk mencapai strategi yang diinginkan perusahaan dalam mencapai sasarannya maka perusahaan perlu menerapkan yaitu penyelarasan untuk menerapkan sistem teknologi informasi di waktu dan cara yang tepat dan harmoni dengan strategi-strategi, tujuan-tujuan dan kebutuhan-kebutuhan bisnis. Agar perusahaan dapat mengetahui faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi keselaran tersebut.

REKOMENDASI MANAJERIAL

1.    Perusahaan perlu melakukan perencanaan strategik sistem teknologi informasi, karena perencanakan strategik sistem teknologi informasi ini sangat dibutuhkan perusahaan untuk mengimplementasikan strategi bisnis untuk memenangkan persaingan

2.   Dengan melakukan strategik teknologi informasi perusahaan dapat membuat sistem-sistem teknologi informasi yang dibangun mengenai sasaran-sasarannya yang akan dituju dalam mencapai tujuan bersama

3.   Untuk mencapai strategik yang diinginkan maka perusahan perlu melakukan penyelarasan agar dapat mengetahui faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi keselarasan tersebut karena penyelaraaan ini penting untuk mencapai tujuan perusahaan melalui perencanaan strategik teknologi informasi yang harus diselaraskan dengan perencanaan strategik bisnis

4. Dalam penyelaraaan, perusahaan perlu memperhatikan tentang proses keselarasan untuk dapat melihat pengaruh strategi bisnis yang dapat mempengaruhi strategi sistem teknologi informasi melalui dua perspektif pertama yaitu eksekusi strategi dan tranformasi teknologi

5.  Bukan hanya melihat pengaruh strategi bisnis saja tetapi perusahaan juga perlu melihat pengaruh strategi sistem teknologi informasi yang dapat mempengaruhi strategi bisnis melalu dua pespektif terakhir yaitu potensial kompetitif dan level pelayanan sehingga perusahaan dapat mencegah perngaruh tersebut